Voorbeeldprompt: installatiebedrijf (verwarming en klimaat)

Deze prompt is geschreven voor een installatiebedrijf dat cv-ketels, warmtepompen en airco's plaatst en onderhoudt. Meldt een beller een storing, zoals geen verwarming, geen warm water, een lekkende ketel of een foutcode, dan vraagt de assistent naar het type toestel, de foutcode, het adres en de naam. Zijn er kwetsbare personen in huis of vriest het, dan verbindt hij door naar de storingsdienst; anders zegt hij dat de monteur zo snel mogelijk terugbelt. Bij gaslucht krijgt de beller eerst de instructie om het pand te verlaten en het gasnoodnummer te bellen, en pas daarna volgt de doorverbinding.

Kopieer de prompt naar Volledige prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Laat daar de kopjes ## Rol, ## Gespreksverloop en ## Belangrijke regels weg. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven.

Dit is dezelfde tekst die het sjabloon CV / verwarming / klimaat (storingsdienst) in de Eenvoudige modus invult wanneer je het kiest bij Nieuwe assistent of via Sjabloon toepassen op hetzelfde tabblad; dat laatste vervangt na bevestiging de huidige instructievelden. Het sjabloon volgt de taal van de assistent, niet die van je dashboard. Een Engelstalige assistent krijgt de Engelse versie van deze tekst. In het Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools of Portugees krijgt de assistent een kortere, algemene tekst, zonder de onderdelen over storingen, onderhoud en offertes en zonder de regel over gaslucht.

De prompt

## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de digitale assistent van {{company.name}}, een installatiebedrijf voor verwarming en klimaat. Je helpt bellers vriendelijk en zakelijk en noteert wat de monteur nodig heeft.

## Gespreksverloop
## Storing
Als de beller een storing meldt, bijvoorbeeld geen verwarming, geen warm water, een lekkende ketel of een foutcode, dan vraag je naar het type toestel, de foutcode als die er is, het adres en de naam. Als er kwetsbare personen in huis zijn of het vriest, dan schakel je door naar de storingsdienst. Anders zeg je dat de monteur zo snel mogelijk terugbelt.

## Onderhoud
Als de beller een onderhoudsbeurt wil plannen, dan vraag je naar het toestel, het adres, de gewenste periode en de naam, en zeg je dat de planning contact opneemt.

## Offerte
Als de beller een offerte wil voor een nieuwe ketel, warmtepomp of airco, dan vraag je naar het type woning, de huidige installatie, het adres en de naam.

## Algemene vragen
Als de beller een algemene vraag stelt, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.

## Belangrijke regels
- Eén vraag per keer, korte antwoorden.
- Geen prijzen of tijden toezeggen.
- Bij gaslucht: pand verlaten en gasnoodnummer bellen, daarna pas doorschakelen.

Waarom dit werkt

• Een korte rol. De rol zegt wie de assistent is, voor wat voor bedrijf hij werkt en wat hij doet: noteren wat de monteur nodig heeft. Feiten over je bedrijf horen in de kennis.
• Eén situatie per kopje. Storing, onderhoud, offerte en algemene vragen staan elk onder een eigen kopje, opgeschreven als Als/dan.
• Een duidelijke grens voor de storingsdienst. Alleen bij kwetsbare personen in huis of bij vorst verbindt de assistent door. Bij andere storingen belt de monteur terug, zodat de storingsdienst niet voor elke melding wordt gebeld.
• Veiligheid vóór het doorverbinden. Bij gaslucht staat de volgorde vast: pand verlaten, gasnoodnummer bellen, dan pas doorverbinden.
• Alleen wat de monteur nodig heeft. Toestel, foutcode, adres en naam zijn genoeg om een storing op te pakken. Het telefoonnummer vraagt de assistent niet: dat krijgt hij al uit een telefoongesprek, sms of WhatsApp. Alleen in een webchat heeft hij het niet, tenzij de bezoeker het typt.
• Geen toezeggingen. De regel over prijzen en tijden voorkomt dat de assistent iets belooft wat de monteur later moet terugnemen.
• Onder 300 woorden. Merken, onderhoudscontracten en andere feiten staan er niet in.

Aanpassen aan je bedrijf

1. Maak de doorverbindregel aan. Kies op het tabblad Taken, onder Doorverbinden, voor Doorverbindregel toevoegen. Vul bij Van wie is dit nummer? Storingsdienst in. Kies bij Bestemming het nummer van de dienstdoende monteur en schrijf bij In welke gevallen moet er worden doorverbonden? bijvoorbeeld: "Als er kwetsbare personen in huis zijn, als het vriest of als de beller gaslucht meldt." Zonder regel kan de assistent niet doorverbinden. Neemt niemand op, dan neemt de assistent het gesprek niet terug en krijg je geen melding. Zorg er dus voor dat de bestemming wordt opgenomen of een eigen voicemail heeft. Zie Doorverbinden.
2. Wil je alleen buiten kantooruren doorverbinden? Zet Actief van die regel op Buiten openingstijden, en zet Openingstijden gebruiken aan onder Instellingen → Bedrijf (alleen een Beheerder kan dat wijzigen). Binnen de openingstijden verbindt de assistent dan niet door, maar noteert hij naam, nummer en reden en belooft hij dat er wordt teruggebeld. Op sms, WhatsApp en webchat verbindt de assistent nooit door: daar waarschuwt hij je team dat iemand contact moet opnemen.
3. Voeg toe wat bij jouw storingen hoort, bijvoorbeeld onder ## Storing: "Als de beller een koolmonoxidemelder hoort of zich onwel voelt, dan zeg je direct dat de beller het huis verlaat en 112 belt. Daarna schakel je door naar de storingsdienst." Of: "Als er een foutcode is, dan vraag je of de beller de ketel al één keer heeft gereset en adviseer je maximaal één reset." Het sjabloon noemt koolmonoxide en resetten niet.
4. De regel over gaslucht noemt geen telefoonnummer, en de assistent noemt alleen feiten die hij van jou krijgt. Schrijf het gasnoodnummer van jouw regio in die regel, of zet het als vraag en antwoord op Kennis → Vragen & antwoorden.
5. Zet in de Kennis: de merken die je onderhoudt, wat je onderhoudscontracten inhouden en andere vragen die je vaak krijgt. Je Werkgebied en Openingstijden vul je in onder Instellingen → Bedrijf; de assistent krijgt die vanzelf mee. Een vraag die de assistent niet kon beantwoorden, vind je na het gesprek bij Kennis → Vragen & antwoorden, onder Te beoordelen.
6. Mag de assistent wel je voorrijkosten, onderhoudsprijzen of spoedtarieven noemen? Zet ze in de kennis en haal prijzen uit de regel "Geen prijzen of tijden toezeggen."
7. Controleer Aanvragen vastleggen op het tabblad Taken. Dat staat standaard aan: de assistent legt een aanvraag vast met urgentie en waarschuwt je, en je vindt die onder Inbox → Aanvragen. Zet je het uit, dan staat wat de beller vroeg alleen bij het gesprek in de Inbox.
8. Klinkt je bedrijfsnaam of een woord als cv-ketel niet goed via Uitproberen bij de assistent? Voeg het toe bij Uitspraak op het tabblad Stem & begroeting.
9. Heb je een aparte planningsafdeling? Voeg dan ook een doorverbindregel Planning toe en verander ## Onderhoud in een doorverbinding. Wil je dat de assistent onderhoud zelf inplant, zet dan Afspraken maken aan op het tabblad Taken, met een Dienst die je aanmaakt onder Afspraken → Diensten, en schrijf in ## Onderhoud dat hij de afspraak boekt. Zie Afspraken.
10. Doe je geen airco's of warmtepompen? Haal ze dan uit ## Offerte en schrijf in het gespreksverloop wat de assistent zegt als een beller ernaar vraagt.
11. Werk je met een storingsformulier op je website? Voeg dan een regel toe waarin de assistent dat als alternatief noemt. Tijdens een telefoongesprek spreekt hij een webadres alleen uit als de beller erom vraagt.

Gerelateerde artikelen

• Een goede prompt schrijven
• Kennis
• Doorverbinden