Problemen oplossen: doorverbinden
Bij doorverbinden blijft de beller bij de assistent tot er een persoon opneemt. Neemt niemand op, is de bestemming bezet of neemt er een voicemail op, dan zegt de assistent dat het doorverbinden niet is gelukt en biedt hij aan dat er wordt teruggebeld. De meeste problemen zitten in de bereikbaarheid van de bestemming, de instelling Actief van de doorverbindregel of de voorwaarde van de regel.
Symptomen, oorzaken en oplossingen
| Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Doorverbinden lukt nooit, de assistent zegt steeds dat het niet is gelukt | Bestemming onbereikbaar of bezet, of er neemt altijd een voicemail op | Bel het nummer zelf, en zorg dat er iemand opneemt voordat de voicemail opneemt |
| Assistent kondigt de doorverbinding aan, maar het teamlid krijgt geen gesprek | Het teamlid heeft geen telefoonnummer, of Beschikbaar voor doorverbinden staat uit | Vul het nummer in en zet Beschikbaar voor doorverbinden aan onder Mijn account → Profiel |
| Buiten openingstijden wordt nooit doorverbonden | Actief van de regel staat op Binnen openingstijden | Controleer Actief en Instellingen → Bedrijf |
| Internationale bestemming mislukt | Het uitgaande belprofiel bij onze netwerkaanbieder bevat het land niet | Neem contact met ons op om het land te activeren |
| Bestemming ziet een verkeerd of anoniem nummer | Yarla geeft het nummer van de beller niet door als nummerweergave | Zoek het nummer op bij het gesprek in de Inbox |
| Assistent biedt geen doorverbinding aan | Regel op dit moment niet beschikbaar, voorwaarde te vaag of geen telefoongesprek | Controleer Actief en maak de voorwaarde concreet |
| Geen melding bij mislukken | Telefoonnummer voor meldingen en E-mailadres voor meldingen zijn leeg | Laat een beheerder ze invullen onder Instellingen → Team, en controleer de Inbox |
| Voicemail wordt niet aangeboden of neemt niets op | Voicemail staat uit op het tabblad Taken, of de beller heeft na de piep niets gezegd | Zet Voicemail aan. Zonder tekst uit het bericht krijg je geen melding, dus controleer ook de Inbox |
| Doorverbinding loopt in een lus | Bestemming is een nummer dat zelf bij de assistent uitkomt | Kies een ander bestemmingsnummer |
Doorverbinden lukt nooit
Na de aankondigingszin belt Yarla de bestemming, terwijl de beller bij de assistent blijft. Neemt er binnen een halve minuut geen persoon op, is de bestemming bezet of neemt er een voicemail op, dan zegt de assistent dat het doorverbinden niet is gelukt en biedt hij aan dat er wordt teruggebeld. Onder Wat de assistent deed bij het gesprek in de Inbox staat waarom: er nam niemand op, of er nam een voicemail op.
- Bel het bestemmingsnummer zelf om te controleren of het bereikbaar is.
- Neemt de voicemail van de bestemming al na een paar keer overgaan op, stel die dan later in, of neem eerder op.
Komt de beller juist wél op een voicemail terecht, dan klonk die als een mens. Zet bij de regel onder Geavanceerde opties Aannemen met 1 aan: dan moet wie opneemt eerst op 1 drukken. Zie Doorverbinden. 3. Bel je eigen nummer en laat je doorverbinden om het hele pad te testen. In Uitproberen wordt bij Bellen en Chatten niemand echt doorverbonden.
Zie Doorverbinden.
De assistent kondigt de doorverbinding aan, maar het teamlid krijgt geen gesprek
Een teamlid zonder telefoonnummer of met Beschikbaar voor doorverbinden uit wordt overgeslagen: de assistent gebruikt de regel dan niet. Je zet dit zelf aan onder Mijn account → Profiel; een beheerder kan het voor elk teamlid doen onder Instellingen → Team.
Buiten openingstijden wordt nooit doorverbonden
Elke doorverbindregel heeft de instelling Actief: Altijd, Binnen openingstijden of Buiten openingstijden. Staat de regel op Binnen openingstijden, dan verbindt de assistent 's avonds niet door, ook al is de monteur bereikbaar. Hij verontschuldigt zich dan kort, noteert naam, nummer en reden en belooft dat er wordt teruggebeld.
Controleer Actief én de openingstijden onder Instellingen → Bedrijf, inclusief de Tijdzone: een verkeerde tijdzone verschuift je hele dag. Staat Openingstijden gebruiken uit, dan geldt je bedrijf als altijd open en wordt een regel op Buiten openingstijden nooit gebruikt.
Een internationale bestemming mislukt
Het uitgaande belprofiel bij onze netwerkaanbieder bepaalt naar welke landen kan worden doorverbonden. Staat het land van je bestemming er niet in, dan mislukt de doorverbinding altijd, ook al klopt het nummer. Neem contact met ons op via Een probleem melden en vermeld het land; wij activeren het voor je.
De bestemming ziet een verkeerd of anoniem nummer
Yarla geeft het nummer van de beller niet door als nummerweergave, dus reken er niet op dat de medewerker het op zijn toestel ziet. Dit is niet per regel in te stellen. Het nummer van de beller vind je bij het gesprek in de Inbox.
De assistent biedt geen doorverbinding aan
De assistent kent je doorverbindregels en hun voorwaarden vanzelf; je hoeft ze niet in de prompt te noemen. Hij verbindt alleen door in telefoongesprekken, als de voorwaarde van een regel van toepassing is en de regel op dat moment beschikbaar is. Controleer Actief en maak de voorwaarde onder In welke gevallen moet er worden doorverbonden? concreet ("Als de beller een lekkage meldt die nu waterschade veroorzaakt"). Helpt dat niet, noem de doorverbinding dan ook in de prompt, op het tabblad Instructies onder Gespreksverloop: "Bij spoed verbind je door naar de storingsdienst." In Geavanceerde modus staat dit in de Volledige prompt. Zie Doorverbinden.
Geen melding als doorverbinden mislukt
Lukt doorverbinden niet, dan krijg je een melding op het Telefoonnummer voor meldingen en het E-mailadres voor meldingen. Staan die leeg, dan gaat er niets uit. Een beheerder vult ze in onder Instellingen → Team. Het gesprek staat hoe dan ook in de Inbox.
Voicemail wordt niet aangeboden of neemt niets op
Standaard staat Voicemail aan op het tabblad Taken. De assistent kan dan een bericht aanbieden als de beller er een wil achterlaten of als een doorverbinding niet beschikbaar is. Staat Voicemail uit, dan biedt hij dat niet aan.
Staat Voicemail aan, dan hoort de beller na de uitnodiging van de assistent de piep en wordt het bericht opgenomen. Bij de Maximale voicemaillengte (s) stopt de opname en wordt het gesprek beëindigd. Het gesprek staat in de Inbox met de uitkomst Voicemail. Komt er geen tekst uit het bericht, bijvoorbeeld omdat de beller niets heeft gezegd, dan krijg je geen melding en staat er geen Voicemailtranscriptie. De melding gaat naar het Telefoonnummer voor meldingen en het E-mailadres voor meldingen onder Instellingen → Team; ontbreken die, dan komt er niets aan. Zie Doorverbinden en Technische instellingen.
De doorverbinding loopt in een lus
Schakelt je vaste nummer door naar de assistent en is dat vaste nummer tegelijk de Bestemming van een doorverbindregel, dan komt de beller opnieuw bij de assistent terecht. Gebruik als bestemming altijd een nummer dat niet zelf bij de assistent uitkomt, zoals de mobiele telefoon van de monteur.
Nog steeds problemen?
Staat je probleem er niet bij of helpt de oplossing niet? Meld het via Een probleem melden en vermeld de link naar het gesprek, het bestemmingsnummer en het tijdstip van de poging.