HubSpot en Pipedrive
Koppel je CRM één keer, en de assistent werkt er bij elk gesprek mee:
- Vóór het gesprek zoekt hij het telefoonnummer van de klant op in het CRM. Kent het CRM het nummer, dan krijgt de assistent de naam, het bedrijf en de open deal als achtergrond, zodat hij de klant bij naam kan begroeten. Hij vraagt nog steeds na met wie hij praat.
- Na het gesprek legt hij het gesprek vast als notitie bij het contact (samenvatting, uitkomst en een link naar het gesprek), maakt hij het contact aan of vult hij het aan, en maakt hij een deal als het gesprek een nieuwe lead opleverde.
Je hebt hiervoor geen Make, n8n of API-sleutel nodig.
Je CRM koppelen
- Open Instellingen → Koppelingen.
- Kies onder Beschikbaar op Koppelen naast HubSpot of Pipedrive.
- Log in bij HubSpot of Pipedrive en sta toe wat gevraagd wordt. Je komt terug op Koppelingen, waar het CRM onder Gekoppeld staat. Kies Voeg een CRM-taak toe in de melding bovenaan om direct naar Taken van de assistent te gaan.
Een Bewerker of Beheerder kan een CRM koppelen. Log je opnieuw in met hetzelfde HubSpot-portal of hetzelfde Pipedrive-bedrijf, dan wordt de koppeling hersteld en blijft elke taak die hem gebruikt werken.
Knop grijs?
Dan is inloggen bij dat CRM in deze omgeving nog niet ingesteld. De rest werkt gewoon.
Een CRM-taak toevoegen aan een assistent
- Ga naar Assistenten, open de assistent en kies het tabblad Taken.
- Kies onder Acties op Nieuw toevoegen en daarna CRM (HubSpot, Pipedrive).
- Kies bij CRM de koppeling.
- Kies wanneer de taak draait:
- Vóór het gesprek: zoekt de klant op. Verder hoef je niets in te stellen.
- Na het gesprek: kies met de schakelaars hieronder wat er gebeurt.
Je kunt ze allebei toevoegen: één taak vóór en één na het gesprek. Wijzigingen worden vanzelf bewaard.
Na het gesprek
| Schakelaar | Wat het doet |
|---|---|
| Leg het gesprek vast als notitie | De samenvatting, de uitkomst, of en hoe het telefoonnummer bevestigd is, de eigen variabelen van de taak en een link naar het gesprek, als notitie bij het contact. |
| Maak het contact aan of werk het bij | Een nummer dat het CRM niet kent, wordt een nieuw contact. Een ontbrekende naam of een ontbrekend bedrijf wordt aangevuld. Wat er al staat, wordt niet overschreven. |
| Maak een deal voor een nieuwe lead | Alleen als dit gesprek een lead opleverde en het contact nog geen open deal heeft. Anders komt de notitie bij de open deal. |
Onder Geavanceerde opties stel je de Titel van de deal in met variabelen, bijvoorbeeld {{contact.name}}: nieuwe aanvraag. Leeg gebruikt waar de klant om vroeg.
Net als bij elke taak na het gesprek kun je een voorwaarde toevoegen ("alleen als de beller een offerte wil") en eigen variabelen. De eigen variabelen komen in de notitie.
Welke gesprekken
Opzoeken vóór het gesprek gebeurt bij het begin van een inkomend of uitgaand telefoongesprek, een sms-gesprek en een WhatsApp-gesprek. Daar komt het nummer van het telefoonnetwerk, of heb je het zelf gekozen.
In de webchat weet de assistent bij het begin geen nummer, en een nummer dat iemand in de chat typt, bewijst niets. Zo'n nummer wordt nooit opgezocht: anders kon iedereen met een nummer van een ander zien wat je CRM over die persoon weet. Bevestigt de klant in de chat het nummer met een code, zoals bij een telefoonnummer wijzigen, dan zoekt de assistent dat nummer meteen op en gebruikt hij het vanaf het volgende bericht.
Vastleggen na het gesprek gebeurt bij het nummer van het gesprek. Heeft een gesprek geen bevestigd nummer, zoals de meeste webchats of een afgeschermd nummer, dan alleen als het gesprek een lead opleverde en de klant een e-mailadres of telefoonnummer gaf, bijvoorbeeld bij een afspraak, of omdat je website het aan de chat doorgaf. Het contact wordt dan eerst op e-mailadres gezocht en anders op nummer, en zo nodig aangemaakt. Een notitie vastleggen laat de klant niets uit je CRM zien.
Wat er buiten blijft
- Spam en lege gesprekken worden niet vastgelegd.
- Testgesprekken vanuit het dashboard komen nooit in je CRM.
- Een afgeschermd nummer wordt niet opgezocht.
- Een webchat zonder bevestigd nummer en zonder lead wordt niet opgezocht of vastgelegd.
Het opzoeken heeft een korte tijdslimiet. Is het CRM traag of onbereikbaar, dan begint het gesprek zonder.
Telefoonnummers in je CRM
Er wordt gezocht op het nummer in internationale notatie, bijvoorbeeld +31612345678. In HubSpot in de velden Phone number en Mobile phone number, in Pipedrive in de telefoonnummers van een persoon. Nummers die als 06 12345678 zijn opgeslagen, worden niet gevonden. Sla nieuwe nummers op in internationale notatie.
Opnieuw koppelen
Werkt de toegang niet meer, bijvoorbeeld omdat iemand de app in HubSpot heeft verwijderd, dan toont Koppelingen de melding Koppel je CRM opnieuw. Kies Opnieuw koppelen op de regel van dat CRM en log opnieuw in. Tot die tijd wordt er niets opgezocht of vastgelegd; gesprekken gaan gewoon door.
Een koppeling verwijderen
Kies Verwijderen op de regel onder Gekoppeld. Dat kan pas als geen assistent hem meer gebruikt: haal eerst de CRM-taak weg. Verwijderen trekt ook de toegang in bij HubSpot of Pipedrive.