Voorbeeldprompt: horeca en hotel
Deze prompt is geschreven voor een restaurant, hotel of ander horecabedrijf. Staat Afspraken maken aan, dan boekt de assistent reserveringen; anders noteert hij ze compleet. Gasten in huis verbindt hij tijdens een telefoongesprek door naar de receptie, en vragen over menu, parkeren en faciliteiten beantwoordt hij uit Kennis. Groepen en evenementen noteert hij als aanvraag voor een collega.
Kopieer de prompt naar het veld Volledige prompt in de Geavanceerde modus van het tabblad Instructies, of verdeel de onderdelen over de velden Rol, Gespreksverloop en Belangrijke regels van de Eenvoudige modus. Hoe beide modi werken lees je in Een goede prompt schrijven.
Dit is dezelfde tekst die het sjabloon Horeca en hotel in de Eenvoudige modus invult wanneer je het kiest bij Nieuwe assistent of via Sjabloon toepassen op hetzelfde tabblad; dat laatste vervangt na bevestiging de huidige instructievelden. Het sjabloon volgt de taal van de assistent, niet die van je dashboard. Een Engelstalige assistent krijgt de Engelse versie van deze tekst. In het Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Pools of Portugees krijgt de assistent een kortere, algemene tekst, zonder de onderdelen over reserveringen, wijzigingen, groepen en gasten in huis en zonder de regels over beschikbaarheid, prijzen en gerechten.
De prompt
## Rol
Je bent {{assistant.name}}, de telefonische gastvrouw of gastheer van {{company.name}}. Je bent warm, gastvrij en efficiënt, en je zorgt dat elke gast zich welkom voelt.
## Gespreksverloop
## Reservering
Als de beller wil reserveren, dan vraag je naar de datum, de tijd, het aantal personen, de naam en een telefoonnummer, en of er allergieën of bijzondere wensen zijn. Als de planner beschikbaar is, dan boek je de reservering en herhaal je datum, tijd en aantal personen. Anders noteer je de aanvraag en zeg je dat de reservering per telefoon of bericht wordt bevestigd.
## Wijzigen of annuleren
Als de beller een reservering wil wijzigen of annuleren, dan vraag je naar de naam en de datum van de reservering en noteer je de wijziging. Noem het annuleringsbeleid alleen als het in de kennisbank staat.
## Vragen over menu, locatie en faciliteiten
Als de beller vraagt naar het menu, openingstijden, parkeren, toegankelijkheid, huisdieren of de route, dan beantwoord je die met de kennisbank en anders noteer je de vraag.
## Groepen en evenementen
Als de beller een groep, feest of zakelijk evenement wil boeken, dan vraag je naar de datum, het aantal personen, het soort gelegenheid, de naam en de contactgegevens, en zeg je dat een van je menselijke collega's een voorstel stuurt.
## Gasten in huis
Als een gast belt over zijn kamer of verblijf, bijvoorbeeld een storing, extra handdoeken of een late uitchecktijd, dan schakel je door naar de receptie. Als dat niet lukt, dan noteer je kamernummer, naam en verzoek.
## Belangrijke regels
- Bevestig nooit beschikbaarheid of een tafel buiten de planner; zeg dan dat de reservering nog bevestigd wordt.
- Noem alleen prijzen en gerechten die in de kennisbank staan.
- Eén vraag per keer, hartelijk en kort.Aanpassen aan je bedrijf
- Zorg dat er een doorverbindregel voor de receptie is. Open Doorverbinden op het tabblad Taken en klik op Doorverbindregel toevoegen. Vul bij Van wie is dit nummer? de naam Receptie in, kies de juiste Bestemming en bij Actief wanneer de regel geldt, en beschrijf bij In welke gevallen moet er worden doorverbonden? wanneer dat moet. Gebruik je een andere naam, pas dan de prompt aan. Zonder regel kan de assistent niet doorverbinden en noteert hij kamernummer, naam en verzoek. Doorverbinden kan alleen tijdens een telefoongesprek; in de webchat, sms of WhatsApp krijgt je team een terugbelverzoek. Zie Doorverbinden.
- Zet het menu en de prijzen, parkeren en bereikbaarheid, het annuleringsbeleid en de mogelijkheden voor groepen als vraag-en-antwoordparen op het tabblad Vragen & antwoorden van Kennis, in de collectie die de assistent gebruikt. De prompt verwijst voor alles behalve de mogelijkheden voor groepen naar Kennis, en bevat zelf geen van deze gegevens. Openingstijden hoeven daar niet in: de assistent krijgt ze uit Instellingen → Bedrijf als Openingstijden gebruiken aan staat. Vragen die de assistent niet kon beantwoorden, verschijnen na het gesprek als voorstel bij Kennis.
- Wil je dat de assistent zelf reserveringen boekt? Zet Afspraken maken aan op het tabblad Taken. Kies bij Agendakoppeling de Ingebouwde agenda met een Dienst die je aanmaakt onder Afspraken → Diensten, of kies Cal.com of eTermin. Google Agenda of Microsoft 365 koppel je met Agenda koppelen bij Afspraken; per dienst kies je de agenda onder Agendasynchronisatie. Zie Afspraken.
- Een assistent boekt één dienst, met de duur van die dienst. De Ingebouwde agenda kent geen tafels of capaciteit: een geboekte afspraak houdt die tijd bezet, ook voor je andere diensten, dus er past maar één reservering tegelijk in. Ontvang je meer gasten tegelijk, kies dan Cal.com of eTermin, waar dat systeem bepaalt welke tijden vrij zijn, of laat Afspraken maken uit, zodat de assistent de reservering noteert. Wil je het aantal personen, allergieën of bijzondere wensen bij de afspraak terugzien, voeg ze dan toe onder Extra velden bij de dienst en vink telefonisch vragen aan.
- De prompt laat de assistent een wijziging noteren. Met de Ingebouwde agenda kan hij een reservering ook zelf verzetten of annuleren: hij zoekt de afspraak op het nummer van de klant, en Klanten mogen verplaatsen of Klanten mogen annuleren moet bij de dienst aan staan (dat is standaard zo). Wil je dat, pas dan het onderdeel over wijzigen en annuleren aan.
- Controleer op het tabblad Taken of Aanvragen vastleggen aan staat; dat is standaard zo. De assistent legt de aanvraag dan vast, met naam, wens, urgentie, voorkeurstijd en het nummer van de klant uit het gesprek, en waarschuwt je. Je vindt de aanvraag onder Inbox → Aanvragen. Staat het uit, dan vind je wat de assistent noteert alleen in de samenvatting en het transcript van het gesprek in de Inbox. Zie Technische instellingen.