Team en rollen
Onder Instellingen → Team bepaal je wie kan inloggen en wat die persoon mag. Daar stel je ook in waar meldingen over aanvragen en voicemails naartoe gaan. Een Beheerder wijzigt dit, een Bewerker kan het lezen. Een Kijker ziet Instellingen niet.
Wat elke rol mag
Elk teamlid heeft één rol. Op de pagina staat de korte versie onder Wat elke rol mag. Dit is de volledige lijst:
| Wat | Kijker | Bewerker | Beheerder |
|---|---|---|---|
| Overzicht, Inbox, Afspraken en Klanten bekijken | Ja | Ja | Ja |
| Antwoorden in de Inbox, gesprekken overnemen, labels en sterren gebruiken | Nee | Ja | Ja |
| Status en notities van aanvragen wijzigen | Nee | Ja | Ja |
| Contacten toevoegen, importeren, bellen, wijzigen en verwijderen | Nee | Ja | Ja |
| Contacten exporteren | Ja | Ja | Ja |
| Campagnes maken, pauzeren en hervatten | Nee | Ja | Ja |
| Assistenten en Kennis wijzigen en uitproberen | Nee | Ja | Ja |
| Een assistent verwijderen | Nee | Nee | Ja |
| Diensten beheren, afspraken afhandelen en een agenda koppelen | Nee | Ja | Ja |
| Instellingen → Bedrijf en Instellingen → Team | Nee | Lezen | Wijzigen |
| Nummers aan een assistent koppelen en een label geven | Nee | Ja | Ja |
| Nummers kopen, registreren en verwijderen | Nee | Nee | Ja |
| Koppelingen toevoegen, vervangen en verwijderen, en een koppeling aanvragen | Nee | Ja | Ja |
| WhatsApp-ontvangers verifiëren en verwijderen | Nee | Ja | Ja |
| API-sleutels en het webhookgeheim | Nee | Nee | Ja |
| Instellingen → Abonnement & facturen en Instellingen → Toegangsbeheer | Nee | Nee | Ja |
| Je eigen profiel en login onder Mijn account | Ja | Ja | Ja |
Een bedrijf houdt altijd minstens één beheerder. De laatste beheerder kun je geen andere rol geven en niet verwijderen.
Een teamlid uitnodigen
- Ga naar Instellingen → Team en klik op Teamlid uitnodigen. Alleen een beheerder kan dit.
- Vul het E-mail-adres in.
- Kies de Rol. Standaard is dat Bewerker.
- Kies bij Taal de taal van de e-mail en van het eerste bezoek aan het dashboard. Daarna kiest het teamlid zelf een taal onder Mijn account → Profiel.
- Klik op Uitnodiging versturen.
Je collega krijgt een e-mail met een inloglink en een code. Die zijn 15 minuten geldig en werken één keer. Verlopen? Vul op de inlogpagina hetzelfde e-mailadres in en kies Doorgaan via e-mail.
Hoeveel teamleden je kunt hebben, hangt van je abonnement af: 2 bij Starter, 5 bij Business en onbeperkt bij Pro en Enterprise. Op de pagina staat hoeveel je er hebt, bijvoorbeeld "Teamleden: 2 van 5". Zit je aan het maximum, dan staat Teamlid uitnodigen uit en verschijnt de link Abonnement upgraden. Stap je over op een kleiner abonnement, dan blijven je teamleden gewoon staan, maar nodig je er niemand meer bij uit.
Een login hoort bij één bedrijf. Een e-mailadres dat al een login heeft, bijvoorbeeld bij een eigen account, kun je niet uitnodigen: je krijgt dan een foutmelding. Gebruik dan een ander adres.
Teamleden beheren
De lijst toont per teamlid Naam, E-mail, Rol, Laatste keer ingelogd, Telefoon en Beschikbaar voor doorverbinden. Als beheerder wijzig je naam, rol, telefoon en beschikbaarheid hier. Dat wordt vanzelf bewaard. Een bewerker leest de lijst en wijzigt alleen de eigen gegevens, onder Mijn account.
Telefoon en Beschikbaar voor doorverbinden horen bij een doorverbindregel met de bestemming Teamlid: zonder telefoonnummer, of als het teamlid niet beschikbaar is, slaat de assistent die regel over. Lees ook de waarschuwing over deze bestemming in Doorverbinden.
Verwijderen haalt een teamlid weg, na een bevestiging. De login verdwijnt en die persoon komt er niet meer in. Gesprekken, aanvragen en andere gegevens blijven staan. Een doorverbindregel die naar dit teamlid wees, is daarna niet meer beschikbaar, dus pas die aan. Jezelf verwijder je hier niet: dat doe je met Je login verwijderen onder Mijn account.
Met Enterprise
Bij een Enterprise-abonnement ziet een beheerder de teamleden als kaarten, met Zoek een teamlid en een status: Actief, Uitgenodigd of Gedeactiveerd. Daar staat ook Deactiveren: het teamlid blijft op de lijst, maar kan niet meer inloggen. Opnieuw activeren draait dat terug. Jezelf en de laatste beheerder kun je niet deactiveren. Rolwijzigingen, uitnodigingen en verwijderingen komen bij Enterprise in het Auditlog. Zie Eenmalig inloggen (SSO) voor inloggen via je bedrijf en voor SCIM.
Meldingen en bereikbaarheid
Deze velden gelden voor het hele bedrijf, niet per teamlid. Wil je dat meer mensen een melding zien, gebruik dan een gedeeld e-mailadres. Alleen een beheerder wijzigt ze. Dat wordt vanzelf bewaard. Op het tabblad Taken van een assistent, onder Doorverbinden, zie je dezelfde gegevens, met de link Wijzigen onder Team.
| Veld | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Telefoonnummer voor meldingen | Krijgt een sms bij elke melding uit de lijst hieronder. |
| E-mailadres voor meldingen | Krijgt dezelfde meldingen per e-mail. Antwoordt een klant op de bevestiging van een afspraak, dan komt dat antwoord hier binnen. Ook gaan facturen hierheen als Facturen sturen naar leeg is. Bij een nieuw account staat hier het e-mailadres waarmee je je hebt aangemeld. |
| Mail me bij een gemarkeerd gesprek | Staat standaard uit. Staat het aan, dan krijgt het e-mailadres voor meldingen ook een mail bij elk gesprek dat de beoordeling van de assistent heeft gemarkeerd, bijvoorbeeld omdat de klant gefrustreerd was of een taak mislukte. |
| Reservenummer voor doorverbinden | Volgens het veld wordt dit gebruikt als een doorverbindregel geen nummer heeft. Een regel zonder bestemming geldt nu echter als niet beschikbaar: de assistent verbindt dan niet door en noteert een terugbelverzoek. Geef daarom elke regel een eigen bestemming. |
Je krijgt een melding bij:
- een nieuwe aanvraag en een terugbelverzoek;
- een gesprek dat naar je team gaat, bij WhatsApp en webchat;
- een voicemail, zie Doorverbinden;
- een agenda die de toegang kwijt is, alleen per e-mail, zie Afspraken.
Een doorverbinding geeft geen melding, ook niet als de bestemming niet opneemt. Meldingen staan in de Taal voor klanten en meldingen onder Instellingen → Bedrijf. De sms gaat uit vanaf je eerste nummer met sms, zie Een telefoonnummer koppelen. Zonder telefoonnummer krijg je alleen de e-mail. Je krijgt hooguit 20 meldingen per sms en 60 per e-mail per uur; wat daarboven komt, zie je nog wel in de Inbox.
Is het Telefoonnummer voor klanten gelijk aan het reservenummer, dan zie je een waarschuwing: als dat nummer naar je assistent doorschakelt, kan een gesprek rond blijven gaan.
WhatsApp-ontvangers
De kaart Geverifieerde WhatsApp-ontvangers staat er als WhatsApp in je abonnement zit, of als er al nummers op staan. Hier verifieer je een teamnummer voor een WhatsApp-actie. Een bewerker kan dit ook. Zie WhatsApp.
Toegang voor je reseller
Heb je Yarla via een reseller, dan staat hier Reseller mag dit account openen. Zolang dit uit staat, kan de reseller je account niet openen. Je kunt het weer uitzetten. Zie Abonnement en facturen.