Eerste stappen

Met dit artikel zet je Yarla in ongeveer een half uur werkend neer. Je logt in, laat je website lezen en bevestigt je bedrijfsgegevens, kijkt je eerste assistent na, koppelt een telefoonnummer, voert een test uit in Uitproberen en nodigt je teamleden uit.

1. Een account maken of inloggen

Nieuw bij Yarla? Open het dashboard. Op dezelfde pagina log je in of maak je een account. Vul je e-mailadres in en kies Doorgaan via e-mail. We sturen meteen een link en een code van 6 cijfers. Ze werken één keer en zijn 15 minuten geldig. Bestaat het adres nog niet, dan kies je na de link Account aanmaken; daarmee ga je akkoord met de algemene voorwaarden en de privacyverklaring. Typ je de code, dan maken we het account meteen aan. Met Wijzig e-mailadres ga je terug en probeer je een ander adres. Je kunt ook Doorgaan met Google, Doorgaan met Apple, Doorgaan met Microsoft of Doorgaan met passkey kiezen (die laatste slaat de e-mailcode over). Heb je een passkey voor deze site opgeslagen, dan kan de browser die ook bij het e-mailveld voorstellen. Open de link in je e-mail, of typ de code op de inlogpagina, om in te loggen. Open je de link op een ander apparaat of in een andere browser dan waar je begon, dan toont die pagina de code om op het eerste apparaat in te vullen; met In plaats daarvan hier verdergaan ga je toch daar verder. Is de link verlopen of al gebruikt, dan stuurt Nieuwe link sturen meteen een nieuwe naar hetzelfde adres. Hetzelfde geldt voor de code: is die verlopen, al gebruikt of te vaak verkeerd ingevuld, dan vraag je met Nieuwe code sturen een nieuwe aan. Op het codescherm opent Outlook (Windows) of Mail (andere apparaten) de mail-app van het apparaat; een tweede knop opent Gmail, Outlook of een andere bekende host als we die uit het domein van het adres kunnen afleiden (weggelaten als dat dezelfde app zou zijn). Je bedrijf en een eerste assistent worden meteen aangemaakt, en daarna begin je met je website (zie de volgende stap). Zie Abonnement en facturen voor wanneer een abonnement nodig is.

Heb je al een account en kies je voor het eerst Google, Apple of Microsoft? Bevestigt die dienst dat je e-mailadres geverifieerd is, dan koppelen we hem aan je bestaande account met hetzelfde adres en kom je daar meteen in. Bevestigt hij het adres niet (een Microsoft-account doet dat vaak niet), dan koppelen we hem niet en maken we er ook geen nieuw account mee: log dan in met Doorgaan via e-mail.

Uitgenodigd door een collega? Je krijgt een e-mail met een inloglink en een code. Klik op de link. Werkt dat niet, vul dan op de inlogpagina je e-mailadres in, kies Doorgaan via e-mail en typ de code uit de nieuwste e-mail. Je komt in het bedrijf van je collega terecht.

De taal van het dashboard kies je via de knop met je naam, onderaan de zijbalk. Deze keuze geldt alleen voor je eigen login en bepaalt de taal waarin het dashboard opent als je inlogt; elk teamlid kiest een eigen taal. Inloggen op een ander apparaat? Vraag op de inlogpagina een nieuwe link aan.

Geen link of code ontvangen? Kijk in je spammap of gebruik E-mail opnieuw versturen. We sturen maximaal één e-mail per minuut, en maximaal 20 per dag naar één adres. Alleen de code uit de nieuwste e-mail werkt. Na 20 foute codes voor één adres op een dag werken codes pas de volgende dag weer; de link in de e-mail werkt dan nog wel. Is de link verlopen, ook die uit een uitnodiging, vul dan op de inlogpagina hetzelfde e-mailadres in en kies Doorgaan via e-mail.

2. Beginnen met je website

Een nieuw account opent op Laten we beginnen met je website. Vul het adres van je website in en kies Website lezen. We lezen je site en zoeken je bedrijfsnaam, land, telefoonnummer, e-mailadres, adres, juridische naam, btw-nummer en inschrijvingsnummer, en ook wat je bedrijf doet en je werkgebied. Je ziet meteen wat we vinden. Duurt het langer dan 30 seconden, dan kun je met Alvast verder doorgaan terwijl het lezen doorloopt.

Daarna kijk je alles na onder Klopt dit?:

• Bij elke regel staat waar die vandaan komt: Gevonden op je website, Controleer dit, Uit het Handelsregister, Door jou ingevuld of Niet gevonden. Pas aan wat niet klopt. Wat je typt, bewaren we als concept; je bedrijfsgegevens veranderen pas als je beslist.
• Klopt neemt één regel over en Negeren laat hem weg.
• Alles overnemen en verder neemt alle zekere regels over en wat je zelf hebt aangepast. Land, juridische naam, btw-nummer en inschrijvingsnummer bevestig je altijd zelf met Klopt, omdat ze je factuur en je btw raken. Lukt een regel niet, dan blijf je op dit scherm en zie je welke het is. Met Verder ga je door zonder iets over te nemen.
• Komt het adres van je website uit op een ander domein, dan staat de websiteregel op Controleer dit en bevestig je hem zelf. Het kan je nieuwe naam zijn, maar ook een typefout die op de site van een ander uitkomt. Tot je dat hebt gedaan, neemt Alles overnemen en verder ook de andere gegevens van die site niet over. Wat je zelf hebt getypt, telt wel.
• Staat er al iets dat je zelf hebt ingevuld, dan kies je Houden of Vervangen. Wij overschrijven het nooit zomaar.
• Een adres van je eigen website delen we standaard met bellers. Een adres dat alleen uit het Handelsregister komt niet, want dat kan een woonadres zijn. Een adres dat je hier zelf typt ook niet. Wil je het anders, zet dan Adres delen met klanten op de regel van het adres om. Alles overnemen en verder houdt zich aan wat je daar hebt gekozen.
• De tekst van je site telt pas mee voor de assistent als je de website hebt bevestigd. Negeer je de website, dan verwijderen we wat we ervan hebben gelezen, inclusief de open voorstellen.
• Onder Je assistent kan een voorstel voor je bedrijfsprofiel staan. Overnemen laat de assistent die tekst gebruiken en Negeren laat hem weg.

Geen website? Kies Ik heb geen website, vul je bedrijfsnaam en land in en vertel wat je bedrijf doet. Kies daarna Voorstel maken. Blokkeert je site het lezen, of toont die zijn tekst pas in de browser, dan plak je de tekst van je pagina's in het vak dat dan verschijnt. Het adres en wat we al vonden, blijven staan. Later invullen slaat de start over.

Onder En jij? vul je je naam en je mobiele nummer voor meldingen in en kies je Verder. Daarna probeer je bij Hoor hoe je assistent klinkt de assistent uit. Naar het dashboard rondt de start af. Je boekingslink en chatadres krijgen dan je bedrijfsnaam, zolang er nog geen dienst is en de chat nog uit staat.

Je kunt op elk moment stoppen. Open het dashboard en je gaat verder bij het lezen of bij Klopt dit?, ook op een ander apparaat. De start is alleen voor beheerders van een nieuw account; een bewerker of kijker krijgt hem niet. Hoe vaak je een website kunt laten lezen, staat in Abonnement en facturen.

3. Het dashboard in vogelvlucht

In het menu aan de linkerkant vind je alles wat je nodig hebt:

• Overzicht – wat er speelt: de afgelopen 24 uur, wat op jou wacht, de afspraken van vandaag en je cijfers per periode.
• Inbox – alle gesprekken per kanaal (telefoon, sms, WhatsApp, webchat) met samenvatting, transcript en opname, en op het tabblad Aanvragen wat klanten van je willen en wat je opvolgt.
• Afspraken – je planning en je diensten, zodat de assistent zelf afspraken kan inboeken.
• Klanten – je contacten met naam, bedrijf en tijdlijn, en je campagnes om een lijst nummers te bellen.
• Assistenten – je AI-receptionisten: prompt, begroeting, stem, kennis, doorverbindregels en acties.
• Kennis – de feiten die de assistent mag gebruiken: vragen en antwoorden, documenten, je website en je bedrijfsprofiel.
• Instellingen – je bedrijf, team, telefoonnummers, koppelingen, abonnement en toegangsbeheer.

Ga je met je muis op een menu-item staan, dan zie je in één zin waarvoor het is. Bovenaan elke lijst staat wat je er ziet, met een link Meer uitleg naar het artikel in dit helpcentrum. Op Overzicht → Vandaag legt de kaart Zo werkt je dashboard de vier woorden uit die je overal tegenkomt: Gesprek, Aanvraag, Contact en Afspraak. Met Begrepen sluit je die kaart.

Een kijker ziet de eerste vier menu-items. Onderaan de zijbalk staan Hulp, je abonnement en een knop met je naam. Die knop opent Mijn account, de taal van het dashboard en Uitloggen.

Wijzigingen bewaar je niet zelf. Een tekstveld wordt opgeslagen zodra je het verlaat, een schakelaar of keuzelijst meteen, en wat nog openstaat als je het tabblad of de pagina verlaat. Onder het veld staat dan Opgeslagen. Een groter tekstvak krijgt tijdens het bewerken een link, Opgeslagen tekst herstellen of Wijzigingen ongedaan maken, die de tekst van vóór deze bewerking terugzet, zolang je de pagina niet vernieuwt. Alleen voor iets nieuws maken, uitnodigen, uploaden of verwijderen is er een eigen knop.

4. Je eerste assistent nakijken

1. Ga naar Assistenten. Je eerste assistent staat al klaar, dus de editor opent meteen. Een extra assistent maak je met Nieuwe assistent in de kop.
2. Kies op het tabblad Instructies onder Sjabloon het sjabloon dat het beste bij je bedrijf past. Er zijn sjablonen voor dertien branches, van Algemene receptionist (elk bedrijf), Zorgpraktijk (huisarts, tandarts, fysio) en Horeca en hotel tot Loodgieter / installatiebedrijf, Makelaar en Webshop en klantenservice. Het sjabloon vervangt de huidige instructievelden, dus je bevestigt dat eerst. Het vult alvast een prompt in, afgestemd op de gesprekken die in je branche het meest voorkomen. Voorbeelden per branche staan onder Een goede prompt schrijven.
3. Open het tabblad Stem & begroeting en controleer de drie dingen die een beller als eerste opvallen:
   • Naam – de naam waarmee de assistent zich voorstelt, bijvoorbeeld "Sanne".
   • Begroeting – de eerste zin die de beller hoort. Je bedrijfsnaam volgt vanzelf je bedrijfsgegevens; onder het veld zie je hoe de zin klinkt. Houd hem kort.
   • Stem – kies een ChatGPT-stem en beluister het voorbeeld met de afspeelknop.

Wijzigingen worden vanzelf bewaard.

Het sjabloon is een startpunt

De prompt uit het sjabloon werkt direct, maar wordt pas echt goed als je hem aanpast aan je eigen werkwijze: welke klussen je doet, wat de assistent moet vragen en wanneer hij moet doorverbinden. Zie Een goede prompt schrijven.

5. Een telefoonnummer koppelen

Je assistent heeft een nummer nodig waarop hij bereikbaar is. De twee snelste routes:

• Een nummer kopen via Instellingen → Telefoonnummers → Nummer toevoegen. Alleen een beheerder kan dit, en je hebt er een betaald abonnement voor nodig. Zo'n nummer werkt inkomend én uitgaand, en met Bellen + sms ook voor sms. Uitgaand bellen zit niet in het abonnement Starter.
• Je bestaande nummer doorschakelen naar een Yarla-nummer, bijvoorbeeld alleen wanneer je zelf niet opneemt of buiten openingstijden.

Wijs het nummer daarna toe aan je assistent:

1. Ga naar Instellingen → Telefoonnummers.
2. Kies bij het nummer onder Assistent voor inkomende gesprekken je assistent.

Hetzelfde kan bij de assistent: tabblad Kanalen, Telefoon & sms, vinkje Beantwoordt inkomend.

Alle opties, inclusief het overzetten van je nummer en SIP, staan uitgelegd in Een telefoonnummer koppelen.

6. De assistent uitproberen

Test eerst als tekst en daarna per telefoon.

1. Open de assistent en kies Uitproberen in de kop. Er opent een paneel naast de instellingen.
2. Typ bij Bellen wat een klant zou zeggen, bijvoorbeeld: "Mijn cv-ketel doet het niet, kunnen jullie vandaag komen?" Je ziet direct hoe de assistent reageert. Gebruikt hij een tool, dan staat die erbij onder Gebruikte tools. Welke kennis hij vindt, test je met Zoeken testen. Acties worden alleen gesimuleerd, tenzij je Acties echt uitvoeren aanzet.
3. Kies Gesprek starten om via je microfoon te spreken en het antwoord in de opgeslagen stem te horen. Dat is geen live telefoongesprek. Je kunt de assistent onderbreken: die stopt met spreken en je woorden verschijnen meteen. De eerste seconden gaat het om verbinden: wacht tot de assistent begint te spreken.
4. Kies Chatten om dezelfde assistent te zien zoals een bezoeker op je website.
5. Bel vervolgens het gekoppelde nummer met je eigen telefoon.

Let tijdens het gesprek op vier dingen:

• Begroeting – klopt de bedrijfsnaam en klinkt de zin natuurlijk?
• AI-melding – maakt de assistent duidelijk dat de beller met een digitale assistent spreekt? De standaardbegroeting zegt dat al. Vraag ook of je met een mens spreekt.
• Naam vastleggen – vraagt de assistent naar je naam en herhaalt hij die correct?
• Toon – passen de aanspreekvorm (u of je) en de spreekstijl bij je klanten?

Klopt iets niet? Pas de prompt of de instellingen aan en test opnieuw. Wijzigingen worden vanzelf bewaard en gelden voor het volgende gesprek. De meest voorkomende aanpassingen vind je in Je assistent verbeteren.

7. Teamleden uitnodigen

1. Ga naar Instellingen → Team en klik op Teamlid uitnodigen. Alleen een beheerder kan dit. De knop staat uit als je het maximum van je abonnement hebt bereikt.
2. Vul het e-mailadres van je collega in.
3. Kies een rol:
   • Beheerder – volledige toegang tot alle instellingen, het team, het abonnement en toegangsbeheer.
   • Bewerker – beheert assistenten, kennis, de inbox, campagnes en koppelingen en wijst nummers toe. Leest de bedrijfsgegevens en het team, maar wijzigt die niet.
   • Kijker – bekijkt het overzicht, gesprekken, afspraken en klanten, maar wijzigt niets.
4. Kies bij Taal de taal van de e-mail en van het eerste bezoek aan het dashboard.
5. Kies Uitnodiging versturen. Je collega ontvangt een e-mail met een inloglink en een code, die 15 minuten geldig zijn, en kan daarna zelf een dashboardtaal kiezen onder Mijn account → Profiel.

Elk teamlid heeft een schakelaar Beschikbaar voor doorverbinden, onder Mijn account → Profiel. Een beheerder kan hem ook zetten onder Instellingen → Team. Staat die uit, dan verbindt de assistent geen gesprekken door naar dat teamlid – handig op een vrije dag of tijdens vakantie. Meer hierover lees je in Doorverbinden. Wat elke rol precies mag en hoe je teamleden verwijdert, staat in Team en rollen.

Je bedrijfsgegevens

Alles over je bedrijf staat op één plek: Instellingen → Bedrijf, met je website, bedrijfsnaam, adres, openingstijden en factuurgegevens. Alleen een beheerder wijzigt dit; een bewerker kan het lezen. Heb je de start overgeslagen, of is je account ouder? Vul daar je website in en kies Gegevens ophalen van website. Elk veld staat uitgelegd in Je bedrijfsgegevens.

Inloggen beveiligen

Bovenaan het overzicht staat Aan de slag, met wat er nog openstaat: Bevestig je bedrijfsgegevens (voor beheerders), Probeer je assistent en Voeg een telefoonnummer toe. Zonder betaald abonnement staat bij het telefoonnummer dat daarvoor een abonnement nodig is. Zet de chat op je website en Beveilig je login zijn optioneel. Een kijker ziet alleen dat laatste. Verberg de stappen om aan de slag te gaan vouwt het blok in. Toon de stappen om aan de slag te gaan opent het weer. Die keuze blijft bewaard voor je account.

Je login beveilig je onder Mijn account → Beveiliging, met een passkey, een authenticator-app, een hardwaresleutel of een sms-code. Eén methode is genoeg en een passkey heeft de voorkeur. De stappen staan in Mijn account.

Wat nu?

Je assistent neemt nu op. Met deze vier stappen maak je hem echt goed:

1. Een goede prompt schrijven – leer de assistent hoe je bedrijf werkt.
2. Kennis – voeg tarieven, werkgebied en veelgestelde vragen toe, zodat de assistent geen antwoorden hoeft te verzinnen.
3. Doorverbinden – bepaal wanneer een gesprek naar je of een collega gaat.
4. Acties – laat na elk gesprek automatisch een e-mail of sms versturen.

Gerelateerde artikelen

• Een telefoonnummer koppelen
• Je assistent verbeteren
• Assistenten
• Inbox en analyse
• Je bedrijfsgegevens
• Team en rollen
• Mijn account