Je bedrijfsgegevens
Alles over je bedrijf staat op één plek: Instellingen → Bedrijf. De assistent, je afspraken en je facturen lezen hun gegevens hier. Een Beheerder wijzigt dit en een Bewerker kan het lezen. Wijzigingen worden vanzelf bewaard. Wijzig je iets, dan volgen de begroeting, de titel van de chat en de volgende factuur vanzelf.
Gegevens ophalen van website
Heb je de start overgeslagen, of is je account ouder? Vul dan bij Website het adres van je site in en kies Gegevens ophalen van website. Je krijgt hetzelfde overzicht als bij de start, op deze pagina, en je bepaalt per gegeven wat er wordt overgenomen:
- Klopt neemt één regel over en Negeren laat hem weg. Alles overnemen neemt in één keer alle zekere regels over. Land, juridische naam, btw-nummer en inschrijvingsnummer bevestig je altijd zelf met Klopt.
- Staat er al iets dat je zelf hebt ingevuld, dan kies je Houden of Vervangen.
- Kan je site niet worden gelezen, dan plak je de tekst van je pagina's in het vak dat dan verschijnt.
- Sluit je de pagina voordat je klaar bent, dan staat de overzichtslijst er nog als je terugkomt.
Elke keer telt mee voor het aantal keren dat je een website kunt laten lezen, zie Abonnement en facturen. Alleen een beheerder van het bedrijf zelf ziet deze kaart.
Bedrijfsgegevens
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Website | De assistent kent je website en kan die noemen. Zet je voor het eerst de chat aan zonder Toegestane websites, of voor het eerst Live zoeken op internet zonder Toegestane domeinen, dan vullen we die vanuit dit adres. Daarna blijven ze staan zoals ze zijn. |
| Bedrijfsnaam | De naam die de assistent gebruikt, ook in de begroeting via [Bedrijfsnaam]. Ook de titel van de chat als je daar niets invult, en de naam op de factuur als Juridische bedrijfsnaam leeg is. Staat je bedrijf in Nederland, dan kun je tijdens het typen een treffer uit het Handelsregister kiezen. Die vult ook straat, huisnummer, postcode, plaats en inschrijvingsnummer in. Je mag dit veld leegmaken: de assistent zegt dan ‘dit bedrijf’ en je boekingspagina toont geen naam. Links die je al hebt gedeeld, blijven de oude naam bevatten. Heb je een abonnement, dan blijft de oude naam op je facturen staan als Juridische bedrijfsnaam. |
| Land | Bepaalt de btw op je factuur en waar we eerst naar een telefoonnummer zoeken. |
| Postcode, Straat en huisnummer, Adresregel 2 (optioneel), Plaats | Je adres. Het komt op je factuur, tenzij je daar een ander adres invult. Klanten zien het alleen als je het deelt (zie hieronder). |
| Adres delen met klanten | Zie Je adres delen. |
| Telefoonnummer voor klanten | Dit nummer mag de assistent aan klanten geven. Is het gelijk aan je reservenummer onder Instellingen → Team, dan zie je een waarschuwing, omdat een gesprek dan rond kan blijven gaan. |
| E-mailadres voor klanten | Dit adres mag de assistent aan klanten geven. |
| Taal voor klanten en meldingen | De taal van meldingen aan jou en van openbare pagina's zoals de boekingspagina. Een nieuwe assistent begint ook in deze taal. Je eigen dashboardtaal verandert hier niet mee (die kies je onder Mijn account), en de taal van een bestaande assistent ook niet (zie Talen en stemmen). |
| Tijdzone | Geldt voor je openingstijden, voor diensten die de openingstijden volgen en voor de dagen op Overzicht. |
| Werkgebied | De assistent krijgt dit te zien, zodat die weet waar je werkt, bijvoorbeeld een stad of regio. |
De naam, website, en het telefoonnummer en e-mailadres voor klanten kent de assistent, zodat hij vragen daarover kan beantwoorden. Btw-nummer, inschrijvingsnummer, juridische naam en de nummers van je team krijgt hij nooit.
Je adres delen
Staat Adres delen met klanten aan, dan mag de assistent je adres noemen en komt het in afspraakbevestigingen bij een dienst Op locatie waar je geen eigen adres hebt ingevuld. Staat het uit, dan gebruikt alleen je factuur het adres, en krijgt de assistent het niet.
Het staat standaard uit, want een bedrijfsadres kan ook een woonadres zijn. Neem je het adres over van je eigen website bij de start of met Gegevens ophalen van website, dan staat het aan, tenzij je het op die regel uitzet. Een adres dat alleen uit het Handelsregister komt, staat uit.
Openingstijden
De kaart Openingstijden staat standaard uit. Zet Openingstijden gebruiken aan en stel per dag de tijden in. Met tijden toevoegen geef je een dag een extra blok, bijvoorbeeld voor en na de lunch. Een dag zonder tijden is Gesloten. De tijden gelden in de Tijdzone hierboven. Feestdagen kun je niet apart instellen.
| Openingstijden aan | Openingstijden uit | |
|---|---|---|
| De assistent | Kent de tijden en weet of je nu open bent. | Krijgt geen tijden. |
| Doorverbindregels | Binnen openingstijden en Buiten openingstijden volgen je tijden. | Je bedrijf geldt als altijd open: Binnen openingstijden is altijd actief en Buiten openingstijden nooit. |
| Diensten met Zelfde als openingstijden | Boeken volgt je tijden. | Boeken volgt kantoortijden: maandag tot en met vrijdag 08:00–17:30. |
Factuurgegevens
Op de kaart Factuurgegevens staat alleen wat afwijkt op de factuur, of er ook op moet: Juridische bedrijfsnaam, Btw-nummer, het inschrijvingsnummer, Facturen sturen naar en Ander adres op de factuur. Laat je iets leeg, dan gebruiken we wat hierboven staat. Een bestaande factuur verandert niet. Meer hierover, ook over de btw, lees je in Abonnement en facturen.
Privacy & veiligheid
Gesprekken bewaren (dagen): hoe lang gesprekken bewaard blijven, van 7 tot 3650 dagen en standaard 365. Opnames gaan na 30 dagen weg.
De kaart Bellerbeveiliging daaronder beperkt herhaalde bellers, houdt een lijst bij van altijd toegestane nummers en kan kaartnummers verbergen in transcripten. Zie Bellerbeveiliging.
Bedrijf verwijderen
Beheerders kunnen onderaan de pagina het hele bedrijf verwijderen. De kaart Bedrijf verwijderen staat ingeklapt. Typ de bedrijfsnaam precies over en kies Bedrijf definitief verwijderen.
Het abonnement stopt direct, de telefoonnummers worden vrijgegeven en alle logins, assistenten, kennis, contacten, aanvragen, gesprekken en opnames, koppelingen en API-sleutels worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Heeft het bedrijf facturen, dan staat er een melding bij: vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar blijven alle facturen en creditnota's, de abonnements- en betaalgeschiedenis en een minimaal bedrijfsrecord (ID, naam, factuurgegevens en verwijderdatum) bewaard. Alle teamleden krijgen een e-mail zodra de verwijdering start, net als het e-mailadres voor meldingen en het adres waar facturen naartoe gaan.
Dit kan alleen binnen 10 minuten na het inloggen. De kaart toont tot hoe laat dat kan. Is die tijd om, dan opent de link Bevestig toegang; je blijft ingelogd en komt na het bevestigen terug op dezelfde pagina.
Wil je alleen je eigen login weg, zie dan Mijn account.