HubSpot y Pipedrive
Conecta tu CRM una vez y el asistente trabaja con él en cada conversación:
- Antes de la llamada busca el número del cliente en el CRM. Si el CRM conoce el número, el asistente recibe el nombre, la empresa y el negocio abierto como contexto, para saludar por su nombre. Aun así confirma con quién habla.
- Después de la conversación registra la conversación como nota en el contacto (resumen, resultado y un enlace a la conversación), crea o completa el contacto y crea un negocio cuando la conversación trajo un lead nuevo.
No necesitas Make, n8n ni una clave de API.
Conectar tu CRM
- Abre Ajustes → Conexiones.
- En Disponibles, elige Conectar junto a HubSpot o Pipedrive.
- Inicia sesión en HubSpot o Pipedrive y permite lo que se pide. Vuelves a Conexiones, donde el CRM aparece en Conectadas. Elige Añade una tarea de CRM en el aviso de arriba para ir directamente a Tareas del asistente.
Un Editor o un Administrador puede conectar un CRM. Si vuelves a iniciar sesión con el mismo portal de HubSpot o la misma empresa de Pipedrive, la conexión se repara y cada tarea que la usa sigue funcionando.
¿Botón en gris?
Entonces el inicio de sesión en ese CRM aún no está configurado en este entorno. Todo lo demás funciona con normalidad.
Añadir una tarea de CRM a un asistente
- Ve a Asistentes, abre el asistente y elige la pestaña Tareas.
- En Acciones, elige Añadir nuevo y luego CRM (HubSpot, Pipedrive).
- Elige la conexión en CRM.
- Elige cuándo se ejecuta:
- Antes de la llamada: busca al cliente. No hay nada más que configurar.
- Después de la conversación: elige con los interruptores de abajo qué ocurre.
Puedes añadir las dos: una tarea antes de la llamada y otra después. Los cambios se guardan solos.
Después de la conversación
| Interruptor | Qué hace |
|---|---|
| Registrar la conversación como nota | El resumen, el resultado, si el número de teléfono está verificado y cómo, las variables propias de la tarea y un enlace a la conversación, como nota en el contacto. |
| Crear o actualizar el contacto | Un número que el CRM no conoce se convierte en un contacto nuevo. Se completa un nombre o una empresa que falte. Lo que ya está no se sobrescribe. |
| Crear un negocio para un nuevo lead | Solo si esta conversación generó un lead y el contacto aún no tiene un negocio abierto. Si lo tiene, la nota va a ese negocio. |
En Opciones avanzadas puedes poner el Título del negocio con variables, por ejemplo {{contact.name}}: nueva solicitud. Vacío usa lo que pidió el cliente.
Como en cualquier tarea después de la conversación, puedes añadir una condición ("solo si quien llama quiere un presupuesto") y variables propias. Las variables propias se escriben en la nota.
Qué conversaciones
La búsqueda antes de la conversación se hace al empezar una llamada entrante o saliente, una conversación por SMS y una por WhatsApp. Ahí el número viene de la red telefónica, o lo elegiste tú.
En el chat web el asistente no conoce ningún número al empezar, y un número escrito en el chat no demuestra nada. Ese número nunca se busca: si no, cualquiera podría escribir el número de otra persona y ver lo que tu CRM sabe de ella. Cuando el cliente confirma su número en el chat con un código, como al cambiar un número de teléfono, el asistente busca ese número enseguida y lo usa desde el siguiente mensaje.
El registro después de la conversación usa el número de la conversación. Si una conversación no tiene un número confirmado, como la mayoría de los chats web o un número oculto, solo se registra cuando la conversación generó un lead y el cliente dio un correo o un número de teléfono, por ejemplo para una cita, o porque tu web se lo pasó al chat. Entonces el contacto se busca primero por correo y si no por número, y se crea si hace falta. Registrar una nota no le muestra al cliente nada de tu CRM.
Lo que queda fuera
- El spam y las conversaciones vacías no se registran.
- Las conversaciones de prueba del panel nunca llegan a tu CRM.
- Un número oculto no se busca.
- Un chat web sin número confirmado y sin lead no se busca ni se registra.
La búsqueda tiene un límite de tiempo corto. Si el CRM va lento o no responde, la conversación empieza sin ella.
Números de teléfono en tu CRM
Se busca el número en formato internacional, por ejemplo +34612345678. En HubSpot en los campos Phone number y Mobile phone number; en Pipedrive en los teléfonos de una persona. Los números guardados como 612 34 56 78 no se encuentran. Guarda los números nuevos en formato internacional.
Volver a conectar
Si el acceso deja de funcionar, por ejemplo porque alguien quitó la aplicación en HubSpot, Conexiones muestra Vuelve a conectar tu CRM. Elige Volver a conectar en la fila de ese CRM e inicia sesión de nuevo. Mientras tanto no se busca ni se registra nada; las llamadas siguen con normalidad.
Quitar una conexión
Elige Eliminar en la fila de Conectadas. Solo funciona cuando ningún asistente la usa ya: quita primero la tarea de CRM. Eliminar también retira el acceso en HubSpot o Pipedrive.