Primeros pasos
Con este artículo pones Yarla a funcionar en media hora, más o menos. Inicias sesión, dejas que leamos tu sitio web y confirmas los datos de tu empresa, revisas tu primer asistente, conectas un número de teléfono, haces una prueba en Probar e invitas a tu equipo.
1. Crea tu cuenta o inicia sesión
¿Nuevo en Yarla? Abre el panel. La misma página sirve para entrar o crear una cuenta. Escribe tu correo y pulsa Continuar por correo. Enviamos enseguida un enlace y un código de 6 dígitos. Funcionan una sola vez y valen durante 15 minutos. Si la dirección es nueva, después del enlace eliges Crear cuenta; con eso aceptas las condiciones del servicio y la declaración de privacidad. Si escribes el código, creamos la cuenta enseguida. Con Cambiar correo vuelves atrás y pruebas con otra dirección. También puedes elegir Continuar con Google, Continuar con Apple, Continuar con Microsoft o Continuar con clave de acceso (esta última omite el código por correo). Si tienes una clave de acceso guardada para este sitio, el navegador también puede ofrecértela en el campo de correo. Abre el enlace del correo, o escribe el código en la página de acceso, para entrar. Si abres el enlace en otro dispositivo o en otro navegador distinto de donde empezaste, esa página muestra el código para introducirlo en el primer dispositivo; Continuar en este dispositivo en su lugar te deja seguir allí de todos modos. Si el enlace ha caducado o ya se ha usado, Enviar un enlace nuevo envía enseguida uno nuevo a la misma dirección. Lo mismo vale para el código: si ha caducado, ya se ha usado o se ha introducido mal demasiadas veces, Enviar un código nuevo te da uno nuevo. En la pantalla del código, Outlook (Windows) o Mail (otros dispositivos) abre la app de correo del dispositivo; un segundo botón abre Gmail, Outlook u otro servicio habitual cuando podemos detectarlo por el dominio de la dirección (se omite si sería la misma app). Tu empresa y un primer asistente se crean enseguida, y después empiezas por tu sitio web (mira el siguiente paso). Consulta Suscripción y facturas para saber cuándo hace falta una suscripción.
¿Ya tienes una cuenta y eliges Google, Apple o Microsoft por primera vez? Si ese servicio confirma que tu correo está verificado, lo vinculamos a tu cuenta con la misma dirección y entras directamente en ella. Si no confirma la dirección (una cuenta de Microsoft a menudo no lo hace), no lo vinculamos ni creamos una cuenta nueva con él: entra con Continuar por correo.
¿Te ha invitado un compañero? Recibes un correo con un enlace de acceso y un código. Pulsa el enlace. Si no funciona, escribe tu correo en la página de acceso, pulsa Continuar por correo y escribe el código del correo más reciente. Entrarás en la empresa de tu compañero.
El idioma del panel lo eliges con el botón que muestra tu nombre, abajo en la barra lateral. Solo se aplica a tu propio acceso y decide en qué idioma se abre el panel al iniciar sesión; cada miembro del equipo elige el suyo. ¿Vas a entrar en otro dispositivo? Pide un enlace nuevo en la página de acceso.
¿No llega el enlace o el código? Revisa el spam o usa Enviar el correo de nuevo. Enviamos como máximo un correo por minuto, y como máximo 20 al día a una misma dirección. Solo funciona el código del correo más reciente. Tras 20 códigos incorrectos para una dirección en un día, los códigos dejan de funcionar hasta el día siguiente; el enlace del correo sigue funcionando. Si el enlace ha caducado, también el de una invitación, escribe el mismo correo en la página de acceso y pulsa Continuar por correo.
2. Empieza por tu sitio web
Una cuenta nueva se abre en Empecemos por tu sitio web. Escribe la dirección de tu sitio web y elige Leer el sitio web. Leemos tu sitio y buscamos el nombre de tu empresa, el país, el teléfono, el correo electrónico, la dirección, la razón social, el número de IVA y el número de registro, además de a qué se dedica tu empresa y tu zona de trabajo. Ves lo que encontramos a medida que lo encontramos. Si tarda más de 30 segundos, con Continuar ya sigues mientras continúa la lectura.
Después lo revisas todo en ¿Es correcto?:
- Cada fila dice de dónde viene: Encontrado en tu sitio web, Revisa esto, Del registro mercantil, Rellenado por ti o No encontrado. Cambia lo que no sea correcto. Lo que escribes se guarda como borrador; los datos de tu empresa solo cambian cuando decides.
- Correcto adopta una fila e Ignorar la deja fuera.
- Aceptar todo y continuar adopta todas las filas de las que estamos seguros y lo que tú hayas cambiado. El país, la razón social, el número de IVA y el número de registro siempre los confirmas tú con Correcto, porque afectan a tu factura y a tu IVA. Si una fila no se puede guardar, sigues en esta pantalla y ves cuál es. Con Continuar sigues sin adoptar nada.
- Si la dirección de tu sitio web lleva a otro dominio, la fila del sitio web pone Revisa esto y la confirmas tú. Puede ser tu nombre nuevo, pero también una errata que acaba en el sitio de otra persona. Hasta que lo hagas, Aceptar todo y continuar tampoco acepta los demás datos de ese sitio. Lo que escribiste tú sí cuenta.
- Si ya hay algo que rellenaste tú, eliges Mantener o Sustituir. Nunca lo sobrescribimos sin más.
- Una dirección de tu propio sitio web se comparte por defecto con quien llama. Una dirección que solo viene del registro mercantil no, porque puede ser una vivienda. Tampoco una dirección que escribes aquí tú. Si lo quieres de otra forma, cambia Compartir esta dirección con los clientes en la fila de la dirección. Aceptar todo y continuar respeta lo que elegiste ahí.
- El texto de tu sitio solo cuenta para el asistente cuando has confirmado el sitio web. Si ignoras el sitio web, eliminamos lo que hemos leído de él, también las propuestas abiertas.
- En Tu asistente puede haber una propuesta para el perfil de tu empresa. Adoptar hace que el asistente use ese texto e Ignorar lo deja fuera.
¿No tienes sitio web? Elige No tengo sitio web, rellena el nombre de tu empresa y el país, y cuenta a qué se dedica. Después elige Hacer una propuesta. Si tu sitio bloquea la lectura o solo muestra su texto en el navegador, pega el texto de tus páginas en el cuadro que aparece. La dirección y lo que ya encontramos se quedan. Completar más tarde se salta el inicio.
En ¿Y tú? rellenas tu nombre y tu móvil para los avisos, y eliges Continuar. Después pruebas el asistente en Escucha cómo suena tu asistente. Ir al panel termina el inicio. Tu enlace de reserva y la dirección del chat reciben entonces el nombre de tu empresa, mientras no haya ningún servicio y el chat siga apagado.
Puedes parar en cualquier momento. Abre el panel y sigues en la lectura o en ¿Es correcto?, también en otro dispositivo. El inicio es solo para administradores de una cuenta nueva; un editor o un lector no lo recibe. Cuántas veces puedes hacer leer un sitio web está en Suscripción y facturas.
3. Un vistazo rápido al panel
Todo está en el menú de la izquierda:
- Resumen – lo que está pasando: las últimas 24 horas, lo que te está esperando, las citas de hoy y tus cifras por periodo.
- Bandeja – todas las conversaciones por canal (teléfono, SMS, WhatsApp, chat web) con resumen, transcripción y grabación, y en la pestaña Solicitudes lo que los clientes quieren de ti y a lo que das seguimiento.
- Citas – tu agenda y tus servicios, para que el asistente pueda reservar citas él mismo.
- Clientes – tus contactos con nombre, empresa y cronología, y tus campañas para llamar a una lista de números.
- Asistentes – tus recepcionistas de IA: instrucciones, saludo, voz, conocimiento, reglas de transferencia y acciones.
- Conocimiento – los datos que tu asistente puede usar: preguntas y respuestas, documentos, tu sitio web y tu perfil de empresa.
- Ajustes – tu empresa, equipo, números de teléfono, conexiones, suscripción y gestión de acceso.
Si pones el ratón sobre un elemento del menú, ves en una frase para qué sirve. Encima de cada lista hay una línea sobre lo que ves en ella, con un enlace Más información al artículo de este centro de ayuda. En Resumen → Hoy, la tarjeta Cómo funciona tu panel explica las cuatro palabras que verás en todas partes: Conversación, Solicitud, Contacto y Cita. Entendido cierra esa tarjeta.
Un lector ve los cuatro primeros elementos del menú. Abajo en la barra lateral están Ayuda, tu suscripción y un botón con tu nombre. Ese botón abre Mi cuenta, el idioma del panel y Cerrar sesión.
Los cambios no los guardas tú. Un campo de texto se guarda en cuanto sales de él, un interruptor o un desplegable al momento, y lo que siga abierto cuando dejas la pestaña o la página. Debajo del campo aparece Guardado. Un cuadro de texto más grande muestra un enlace mientras editas, Restaurar el texto guardado o Deshacer los cambios, que devuelve el texto de antes de esta edición, mientras no actualices la página. Solo crear algo nuevo, invitar, subir y eliminar tienen un botón propio.
4. Revisa tu primer asistente
- Ve a Asistentes. Tu primer asistente ya está ahí, así que el editor se abre enseguida. Otro asistente lo creas con Asistente nuevo en la cabecera.
- En la pestaña Instrucciones, en Plantilla, elige la plantilla que mejor encaje con tu empresa. Hay plantillas para trece sectores, desde Recepción general (cualquier empresa), Consulta sanitaria y Hostelería y hotel hasta Fontanería / instalación, Inmobiliaria y Tienda online y atención al cliente. La plantilla sustituye los campos de instrucciones actuales, así que primero lo confirmas. Te deja unas instrucciones ya preparadas, ajustadas a las llamadas más habituales en tu sector. Encontrarás ejemplos por sector en Escribir un buen prompt.
- Abre la pestaña Voz y saludo y comprueba las tres cosas que quien llama nota primero:
- Nombre – cómo se presenta el asistente, por ejemplo "Lucía".
- Saludo – la primera frase que oye quien llama. El nombre de tu empresa sigue por sí solo los datos de tu empresa; debajo del campo ves cómo suena la frase. Que sea breve.
- Voz – elige una voz de ChatGPT y escúchala con el botón de reproducción.
Los cambios se guardan automáticamente.
La plantilla es un punto de partida
Las instrucciones de la plantilla funcionan desde el primer momento, pero solo quedan realmente bien cuando las adaptas a tu forma de trabajar: qué trabajos haces, qué debe preguntar el asistente y cuándo debe transferir. Consulta Escribir un buen prompt.
5. Conecta un número de teléfono
Tu asistente necesita un número en el que se le pueda localizar. Las dos vías más rápidas:
- Compra un número en Ajustes → Números de teléfono → Añadir número. Solo un administrador puede hacerlo, y necesitas una suscripción de pago. Un número comprado funciona para llamadas entrantes y salientes, y con Voz y SMS también para SMS. Las llamadas salientes no están en el plan Starter.
- Desvía tu número actual a un número de Yarla, por ejemplo solo cuando no contestas o fuera del horario de apertura.
Después asigna el número a tu asistente:
- Ve a Ajustes → Números de teléfono.
- Junto al número, elige tu asistente en Asistente para llamadas entrantes.
Lo mismo se puede hacer en el asistente: pestaña Canales, Teléfono y SMS, casilla Atiende las entrantes.
Todas las opciones, incluida la portabilidad de tu número y SIP, se explican en Conectar un número de teléfono.
6. Prueba el asistente
Prueba primero por texto y después por teléfono.
- Abre el asistente y elige Probar en la cabecera. Se abre un panel junto a los ajustes.
- En Llamar, escribe lo que diría un cliente, por ejemplo: "La caldera ha dejado de funcionar, ¿pueden venir hoy?" Ves enseguida cómo responde el asistente. Si usa una herramienta, aparece en Herramientas usadas. Qué conocimiento encuentra lo pruebas con Probar la búsqueda. Las acciones solo se simulan, salvo que actives Ejecutar las acciones de verdad.
- Elige Iniciar llamada para hablar por el micrófono y oír la respuesta con la voz guardada. No es una llamada telefónica real. Puedes interrumpir: el asistente deja de hablar y tus palabras aparecen al momento. Los primeros segundos son para conectar: espera a que el asistente empiece a hablar.
- Elige Chatear para ver el mismo asistente como lo vería un visitante de tu sitio web.
- Después llama al número conectado desde tu propio teléfono.
Fíjate en cuatro cosas durante la llamada:
- Saludo – ¿es correcto el nombre de la empresa y suena natural la frase?
- Aviso de IA – ¿deja claro el asistente que quien llama está hablando con un asistente digital? El saludo estándar ya lo dice. Pregunta también si estás hablando con una persona.
- Captura del nombre – ¿pregunta el asistente tu nombre y lo repite correctamente?
- Tono – ¿encajan el tratamiento (tú o usted) y el estilo de habla con tus clientes?
¿Algo no encaja? Cambia las instrucciones o los ajustes y vuelve a probar. Los cambios se guardan automáticamente y se aplican en la conversación siguiente. Los arreglos más habituales están en Mejorar el asistente.
7. Invita a miembros del equipo
- Ve a Ajustes → Equipo y pulsa Invitar a un miembro. Solo un administrador puede hacerlo. El botón está desactivado si has llegado al máximo de tu plan.
- Escribe el correo de tu compañero.
- Elige un rol:
- Administrador – acceso completo a todos los ajustes, el equipo, la suscripción y la gestión de acceso.
- Editor – gestiona asistentes, conocimiento, la bandeja, campañas y conexiones, y asigna números. Lee los datos de la empresa y el equipo, pero no los cambia.
- Lector – lee el resumen, las conversaciones, las citas y los clientes, pero no cambia nada.
- En Idioma, elige el idioma del correo y de su primera visita al panel.
- Elige Enviar invitación. Tu compañero recibe un correo con un enlace de acceso y un código, válidos durante 15 minutos, y luego puede elegir un idioma del panel en Mi cuenta → Perfil.
Cada miembro del equipo tiene un interruptor Disponible para transferencias, en Mi cuenta → Perfil. Un administrador también puede cambiarlo en Ajustes → Equipo. Si está desactivado, el asistente no transfiere llamadas a esa persona: útil en un día libre o durante las vacaciones. Lee más en Transferencias. Lo que puede hacer cada rol y cómo quitar a un miembro está en Equipo y roles.
Los datos de tu empresa
Todo sobre tu empresa está en un solo lugar: Ajustes → Empresa, con tu sitio web, el nombre de la empresa, la dirección, el horario de apertura y los datos de facturación. Solo un administrador lo cambia; un editor puede leerlo. ¿Te saltaste el inicio o tu cuenta es más antigua? Rellena ahí tu sitio web y elige Obtener datos del sitio web. Cada campo se explica en Los datos de tu empresa.
Protege el acceso
Arriba en el resumen está Primeros pasos, con lo que queda pendiente: Confirma los datos de tu empresa (para administradores), Prueba tu asistente y Añade un número de teléfono. Sin un plan de pago, en el número de teléfono pone que hace falta un plan de pago. Pon el chat en tu sitio web y Protege tu acceso son opcionales. Un lector solo ve lo último. Ocultar los pasos iniciales pliega el bloque. Mostrar los pasos iniciales lo abre de nuevo. Esa elección queda guardada para tu cuenta.
Proteges tu acceso en Mi cuenta → Seguridad, con una clave de acceso, una aplicación de autenticación, una llave de hardware o un código SMS. Basta con un método y se prefiere una clave de acceso. Los pasos están en Mi cuenta.
¿Y ahora qué?
Tu asistente ya está respondiendo. Estos cuatro pasos lo dejan realmente bien:
- Escribir un buen prompt – enseña al asistente cómo funciona tu empresa.
- Conocimiento – añade tarifas, zona de servicio y preguntas frecuentes para que el asistente nunca tenga que adivinar.
- Transferencias – decide cuándo una llamada pasa a ti o a un compañero.
- Acciones – envía un correo o un SMS automáticamente después de cada conversación.