Equipo y roles
En Ajustes → Equipo decides quién puede entrar y qué puede hacer. Ahí también configuras adónde van los avisos sobre solicitudes y buzones de voz. Un Administrador lo cambia y un Editor puede leerlo. Un Lector no ve Ajustes.
Qué puede hacer cada rol
Cada miembro del equipo tiene un rol. La página incluye la versión corta en Qué puede hacer cada rol. Esta es la lista completa:
| Qué | Lector | Editor | Administrador |
|---|---|---|---|
| Leer Resumen, Bandeja, Citas y Clientes | Sí | Sí | Sí |
| Responder en la Bandeja, tomar el control de conversaciones, usar etiquetas y destacados | No | Sí | Sí |
| Cambiar el estado y las notas de las solicitudes | No | Sí | Sí |
| Añadir, importar, llamar, cambiar y eliminar contactos | No | Sí | Sí |
| Exportar contactos | Sí | Sí | Sí |
| Crear, pausar y reanudar campañas | No | Sí | Sí |
| Cambiar y probar Asistentes y Conocimiento | No | Sí | Sí |
| Eliminar un asistente | No | No | Sí |
| Gestionar servicios, atender citas y conectar un calendario | No | Sí | Sí |
| Ajustes → Empresa y Ajustes → Equipo | No | Leer | Cambiar |
| Asignar números a un asistente y ponerles una etiqueta | No | Sí | Sí |
| Comprar, registrar y quitar números | No | No | Sí |
| Añadir, sustituir y eliminar conexiones, y solicitar una conexión | No | Sí | Sí |
| Verificar y quitar destinatarios de WhatsApp | No | Sí | Sí |
| Claves de API y el secreto de webhook | No | No | Sí |
| Ajustes → Suscripción y facturas y Ajustes → Gestión de acceso | No | No | Sí |
| Tu propio perfil y acceso en Mi cuenta | Sí | Sí | Sí |
Una empresa siempre conserva al menos un administrador. No puedes dar otro rol al último administrador ni quitarlo.
Invitar a un miembro del equipo
- Ve a Ajustes → Equipo y pulsa Invitar a un miembro. Solo un administrador puede hacerlo.
- Rellena el Correo electrónico.
- Elige el Rol. De forma predeterminada es Editor.
- En Idioma, elige el idioma del correo y de su primera visita al panel. Después, el miembro elige un idioma en Mi cuenta → Perfil.
- Pulsa Enviar invitación.
Tu compañero recibe un correo con un enlace de acceso y un código. Son válidos durante 15 minutos y funcionan una vez. ¿Han caducado? Introduce el mismo correo en la página de inicio de sesión y elige Continuar por correo.
Cuántos miembros puedes tener depende de tu plan: 2 en Starter, 5 en Business e ilimitados en Pro y Enterprise. La página muestra cuántos tienes, por ejemplo "Miembros del equipo: 2 de 5". Al llegar al máximo, Invitar a un miembro se desactiva y aparece el enlace Mejorar el plan. Si pasas a un plan más pequeño, tus miembros se mantienen, pero no puedes invitar a nadie más.
Un acceso pertenece a una sola empresa. Un correo que ya tiene acceso, por ejemplo con una cuenta propia, no se puede invitar: recibes un mensaje de error. Usa otra dirección en su lugar.
Gestionar a los miembros del equipo
La lista muestra de cada miembro Nombre, Correo electrónico, Rol, Último acceso, Teléfono y Disponible para transferencias. Como administrador, aquí cambias el nombre, el rol, el teléfono y la disponibilidad. Se guarda solo. Un editor lee la lista y solo cambia sus propios datos, en Mi cuenta.
Teléfono y Disponible para transferencias corresponden a una regla de transferencia con el destino Miembro del equipo: sin número de teléfono, o si el miembro no está disponible, el asistente omite esa regla. Lee también la advertencia sobre este destino en Transferencias.
Quitar retira a un miembro, tras una confirmación. El acceso desaparece y esa persona ya no puede entrar. Las conversaciones, las solicitudes y demás datos se mantienen. Una regla de transferencia que apuntaba a ese miembro deja de estar disponible, así que cámbiala. A ti mismo no te quitas aquí: usa Eliminar tu acceso en Mi cuenta.
Con Enterprise
En un plan Enterprise, un administrador ve a los miembros como tarjetas, con Buscar un miembro y un estado: Activo, Invitado o Desactivado. Ahí también está Desactivar: el miembro sigue en la lista, pero ya no puede entrar. Reactivar lo deshace. No puedes desactivarte a ti mismo ni al último administrador. En Enterprise, los cambios de rol, las invitaciones y las retiradas aparecen en el Registro de auditoría. Consulta Inicio de sesión único (SSO) para el acceso a través de tu empresa y SCIM.
Avisos y disponibilidad
Estos campos valen para toda la empresa, no por miembro. Si quieres que más personas vean un aviso, usa un correo compartido. Solo un administrador los cambia. Se guarda solo. En la pestaña Tareas de un asistente, en Transferir llamadas, ves los mismos datos, con el enlace Cambiar en Equipo.
| Campo | Qué ocurre |
|---|---|
| Teléfono de avisos | Recibe un SMS con cada aviso de la lista de abajo. |
| Correo de avisos | Recibe los mismos avisos por correo. Si un cliente responde a la confirmación de una cita, la respuesta llega aquí. Las facturas también van aquí si Enviar facturas a está vacío. En una cuenta nueva aquí está el correo con el que te registraste. |
| Envíame un correo si se marca una conversación | Desactivado por defecto. Si lo activas, el correo de avisos también recibe un correo por cada conversación que la valoración del asistente ha marcado, por ejemplo porque el cliente estaba frustrado o una tarea falló. |
| Número de reserva para transferencias | Según el campo, se usa cuando una regla de transferencia no tiene número. Sin embargo, una regla sin destino cuenta ahora como no disponible: el asistente no transfiere y anota una petición de llamada. Por eso, da a cada regla su propio destino. |
Recibes un aviso con:
- una solicitud nueva y una petición de llamada;
- una conversación que pasa a tu equipo, en WhatsApp y chat web;
- un buzón de voz, consulta Transferencias;
- un calendario que ha perdido el acceso, solo por correo, consulta Citas.
Una transferencia no genera ningún aviso, aunque el destino no conteste. Los avisos están en el Idioma para clientes y avisos de Ajustes → Empresa. El SMS sale de tu primer número con SMS, consulta Conectar un número de teléfono. Sin número de teléfono solo recibes el correo. Recibes como máximo 20 avisos por SMS y 60 por correo por hora; lo que pase de ahí sigue apareciendo en la Bandeja.
Si el Teléfono para clientes es igual al número de reserva, ves una advertencia: si ese número desvía a tu asistente, una llamada puede dar vueltas sin fin.
Destinatarios de WhatsApp
La tarjeta Destinatarios de WhatsApp verificados aparece si WhatsApp está en tu plan o si ya hay números en ella. Aquí verificas un número del equipo para una acción de WhatsApp. Un editor también puede hacerlo. Consulta WhatsApp.
Acceso para tu revendedor
Si tienes Yarla a través de un revendedor, aquí ves Permitir que el revendedor abra esta cuenta. Hasta que esté activado, el revendedor no puede abrir tu cuenta. Puedes desactivarlo de nuevo. Consulta Suscripción y facturas.