Ejemplo de prompt: recepción general

Este prompt está pensado para cualquier empresa que quiera una recepción general para atender el teléfono, sea cual sea su sector. El asistente transfiere las llamadas según tus reglas de transferencia, responde con lo que hay en el conocimiento, anota recados y reserva citas si lo has configurado. Si una respuesta no está en el conocimiento, una regla de transferencia no está disponible en ese momento o no se puede reservar, anota la pregunta, los datos o la petición.

Pega el prompt en Instrucción completa en el Modo avanzado de la pestaña Instrucciones, o reparte las partes entre los campos Rol, Flujo de la conversación y Reglas importantes del Modo sencillo. Ahí deja fuera los títulos ## Rol, ## Flujo de la conversación y ## Reglas importantes; los añadimos nosotros. Cómo funciona cada modo se explica en Escribir un buen prompt.

Es el mismo texto que rellena la plantilla Recepción general (cualquier empresa) cuando creas un asistente en español; en Asistente nuevo esta plantilla ya viene elegida. También puedes elegirla en esa pestaña, en Plantilla: sustituye los campos de instrucciones actuales y pone el asistente en Modo sencillo. La plantilla sigue el idioma del asistente: en neerlandés, inglés, alemán, francés, italiano, polaco y portugués obtienes el mismo prompt en ese idioma.

El prompt

## Rol
Eres {{assistant.name}}, la recepción digital de {{company.name}}. Eres amable, breve y profesional.

## Flujo de la conversación
## Transferencias
Si quien llama quiere hablar con una persona o un departamento, transfiere según las reglas. Si no es posible, anota nombre, número y motivo, y di que alguien devolverá la llamada.

## Preguntas
Responde con la base de conocimiento. Si la respuesta no está, anota la pregunta.

## Mensajes
Si quiere dejar un recado, anota nombre, teléfono y el mensaje.

## Citas
Si quiere una cita y la agenda está disponible, resérvala y repite fecha y hora. Si no, anota la petición.

## Reglas importantes
- Una pregunta cada vez, respuestas breves.
- No inventes información.
- No compartas datos personales del personal.

Por qué funciona

• La identidad en la primera línea. El asistente sabe desde el principio quién es, para qué empresa trabaja y cómo suena.
• Una situación por título. Las transferencias, las preguntas, los recados y las citas tienen cada uno su propio título con una regla de tipo «si... entonces». Así el modelo de IA encuentra enseguida la instrucción correcta.
• Anotar como red de seguridad. En las transferencias, las preguntas y las citas, el prompt dice qué hace el asistente si no sale bien: anotarlo. En las transferencias, esto solo se aplica cuando la regla no está disponible en ese momento; consulta el paso 2 más abajo.
• Reglas breves. Una pregunta cada vez, no inventar nada y no compartir datos personales del personal: eso vale en todas las conversaciones.
• Menos de 300 palabras. El horario de apertura y la dirección están en Ajustes → Empresa, y lo demás en el conocimiento, no en el prompt.

Adaptarlo a tu negocio

1. ¿El nombre de tu empresa no suena bien con Probar en el asistente? Añádelo en Pronunciación, en la pestaña Voz y saludo.
2. La plantilla no crea reglas de transferencia. En la pestaña Tareas, en Transferir llamadas, añade una por departamento o persona con Añadir transferencia. En ¿A quién pertenece este número? escribe el nombre, por ejemplo Administración (el asistente puede decir ese nombre en voz alta), elige el Destino, describe en ¿En qué casos debe hacerse esta transferencia? cuándo se aplica la regla y elige en Actividad cuándo se puede usar. La regla no se guarda hasta que el nombre, el destino y la condición estén completos. El prompt no nombra a nadie, así que no tienes que cambiarlo: el asistente elige la regla por su condición. Para una persona, elige Número de teléfono en Destino e introduce tú el número, porque con una voz de ChatGPT quien llama todavía no llega a esa persona con Miembro del equipo. Solo se puede transferir en una llamada; por SMS, WhatsApp o chat web, el asistente pide al equipo que se ponga en contacto. Al transferir, el asistente sale de la llamada: asegúrate de que el destino conteste o tenga su propio buzón de voz. El asistente anota los datos y promete que alguien devolverá la llamada, como dice el prompt, cuando la regla no está disponible en ese momento, por ejemplo fuera de las horas elegidas. Consulta Transferencias.
3. ¿Quieres que el asistente reserve citas por sí mismo? Crea un servicio en Citas → Servicios, activa la tarjeta Reservar citas en la pestaña Tareas y elige el servicio en Servicio. Si no, el asistente anota la petición. Un asistente reserva un solo servicio. Si trabajas con Cal.com o eTermin, elígelo en Proveedor de reservas. Consulta Citas.
4. Pon cómo llegar, el aparcamiento y las preguntas generales más frecuentes en el Conocimiento de la colección que usa el asistente: como preguntas y respuestas en Conocimiento → Preguntas y respuestas, o como documento o sitio web en Conocimiento → Fuentes. Qué documentos consulta el asistente lo eliges en la pestaña Tareas, en Usar conocimiento. No hace falta repetir el horario de apertura ni la dirección: un administrador los fija en Ajustes → Empresa. Con Usar el horario de apertura activado el asistente conoce el horario, y solo menciona la dirección con Compartir esta dirección con los clientes activado. Una pregunta que el asistente no pudo responder aparece después de la conversación en Conocimiento → Preguntas y respuestas, en Por revisar.
5. Guardar solicitudes está activado de forma predeterminada en la pestaña Tareas. En cuanto el asistente conoce el problema, la dirección y el nombre, guarda la solicitud con la urgencia y, si lo sabe, el horario preferido; el número de teléfono sale de la propia conversación. La solicitud aparece en Bandeja → Solicitudes y recibes un aviso en el teléfono y el correo de avisos de Ajustes → Equipo. Si lo desactivas, lo que el asistente anota en una llamada solo queda en el resumen y la transcripción, en la Bandeja. Consulta Ajustes técnicos.
6. Buzón de voz está activado de forma predeterminada en la pestaña Tareas. El asistente puede hacer entonces que quien llama deje un mensaje después del tono: se graba y se transcribe, y recibes el texto como aviso. Si quieres que el asistente anote él mismo los recados como dice el prompt, desactiva Buzón de voz. Consulta Transferencias.
7. El prompt no menciona las llamadas comerciales. El asistente puede colgar por sí mismo cuando quien llama no es un cliente. Si quieres un final fijo, añade un título en Flujo de la conversación, por ejemplo ## Ventas: «Si quien llama quiere vender algo, da las gracias con amabilidad, di que a la empresa no le interesa y termina la conversación».

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