Enviar correo y SMS después de una llamada

Con una acción de correo o de SMS, tu oficina recibe un resumen claro después de cada llamada, el técnico de guardia recibe un aviso cuando hay una urgencia, o quien llama recibe una confirmación por SMS. Este artículo explica las dos acciones paso a paso y termina con algunos ejemplos listos para usar.

Las dos se ejecutan siempre Después de la conversación, así que no hay ningún momento que elegir. En una llamada se ejecutan cuando se corta la línea y el resumen está listo; en SMS, WhatsApp y chat web, cuando la conversación ha terminado. Para ver cómo funcionan las acciones en general (momentos, condiciones, variables), consulta Acciones. Para crear y cambiar acciones necesitas el rol Editor o Administrador.

Acción de correo

1. Abre el asistente, ve a la pestaña Tareas, abre la tarjeta Acciones y haz clic en Añadir nuevo.
2. Elige Correo. Se abre el panel lateral Enviar correo.
3. Ponle a la acción un Nombre. Sin nombre, la acción no se guarda.
4. Rellena el Asunto y define los Destinatarios: Fijos o Los elige el asistente (consulta la tabla).
5. Escribe el Contenido como Plantilla, o elige Lo redacta el asistente.
6. Si quieres, rellena el Nombre del remitente y desactiva Añadir la transcripción al final del correo si no quieres la transcripción en el correo.
7. Si quieres, añade una condición.

No hay botón de guardar: el panel guarda automáticamente en cuanto la acción tiene nombre y todos los destinatarios son válidos.

Ajuste	Significado	Valor predeterminado
Nombre	El nombre en la lista de acciones, por ejemplo «Correo al equipo de soporte». Obligatorio.	—
Asunto	Plantilla con variables, por ejemplo Nueva llamada: {{outcome}} – {{personNumber}}. Vacío = «Resumen de la llamada con» más el número de teléfono.	Vacío
Destinatarios	Fijos: el correo va a todas las direcciones de la Lista de destinatarios. Los elige el asistente: el asistente elige una dirección de la Lista de destinatarios según la conversación.	Fijos
Lista de destinatarios	Una o más direcciones de correo, hasta 100. Sin ninguna dirección, el correo se omite.	Vacía
Regla de destinatario	Solo con Los elige el asistente. Por ejemplo: «Envíalo al técnico de la zona que mencione quien llama: Norte → norte@ejemplo.com, Sur → sur@ejemplo.com. Si hay dudas, a oficina@ejemplo.com». Añade estas direcciones también a la Lista de destinatarios. Si el asistente no elige una dirección de esa lista, el correo va a la primera dirección.	Vacía
Contenido	Plantilla: texto fijo con variables. Vacío = el resumen de la conversación. Lo redacta el asistente: el asistente redacta el asunto y el texto en cada conversación.	Plantilla
Nombre del remitente	El nombre que ve el destinatario, por ejemplo «Recepción Fontanería Jansen»	El nombre de tu empresa
Añadir la transcripción al final del correo	Añade la transcripción completa como texto al final del correo. No es un archivo adjunto.	Activado
¿Con qué condición debe ejecutarse después de la conversación?	Vacío = después de cada conversación; si no, por ejemplo «Solo si quien llama ha dejado una solicitud de devolución de llamada»	Vacía

El asunto admite hasta 200 caracteres, el contenido 10 000 y el nombre del remitente 80.

Con Lo redacta el asistente, el modelo de IA usa la conversación y el nombre de la acción. No ve lo que escribes en Instrucciones para el asistente. Ese texto solo se convierte en el contenido del correo si el modelo no devuelve ningún texto, por ejemplo después de una conversación en la que quien llama no ha dicho nada.

Sin condición, una acción también se ejecuta después de una conversación así; en ese caso no hay resumen. Una acción con condición se omite entonces.

Un ejemplo de plantilla para el contenido:

Acabamos de tener una conversación por {{channel}}.

Número: {{personNumber}}
Nombre: {{contact.name}}
Resultado: {{outcome}}
Duración: {{durationSeconds}} segundos

Resumen:
{{summary}}

Abre la conversación en la Bandeja: {{conversationLink}}

{{channel}} y {{outcome}} aparecen como valores técnicos, por ejemplo voice y resolved. {{contact.name}} queda vacío si la conversación no tiene un contacto asociado.

Adónde van las respuestas

Los correos se envían desde la dirección de remitente verificada de Yarla. Cuando un destinatario responde, la respuesta llega al Correo de avisos de tu empresa, siempre que esté rellenado. Si está vacío, las respuestas no llegan a tu empresa. Esa dirección la define un administrador en Ajustes → Equipo, en la tarjeta Avisos y disponibilidad.

Acción de SMS

1. Abre el asistente, ve a la pestaña Tareas, abre la tarjeta Acciones y haz clic en Añadir nuevo.
2. Elige SMS. Se abre el panel lateral Enviar SMS.
3. Ponle a la acción un Nombre. Sin nombre, la acción no se guarda.
4. Elige los Destinatarios: El cliente, Fijos o Lo elige el asistente.
5. Escribe el Texto como Plantilla, o elige Lo redacta el asistente en Contenido.
6. Si quieres, añade una condición.

Aquí tampoco hay botón de guardar: el panel guarda automáticamente en cuanto la acción tiene nombre y todos los números son válidos.

Ajuste	Significado	Valor predeterminado
Nombre	El nombre en la lista de acciones, por ejemplo «SMS al técnico de guardia». Obligatorio.	—
Destinatarios	El cliente: el número con el que fue la conversación ({{personNumber}}). Si no hay número, como en un chat web sin teléfono, no se envía ningún SMS. Fijos: todos los números de la Lista de destinatarios. Lo elige el asistente: el asistente elige, según la conversación, un número de la Lista de destinatarios o el número del cliente. Esta opción no tiene regla de destinatario. Si el asistente no devuelve un número válido, el SMS va al número del cliente.	El cliente
Lista de destinatarios	Solo con Fijos y Lo elige el asistente. Hasta 100 números, que introduces con el selector de país (se guardan como +34612345678). Si la lista está vacía con Fijos, no se envía ningún SMS.	Vacía
Contenido	Plantilla: texto fijo con variables. Lo redacta el asistente: el asistente redacta un texto breve en cada conversación. El modelo de IA tiene para ello un máximo de 300 caracteres.	Plantilla
Texto	El texto de la plantilla, hasta 1000 caracteres. Un texto vacío se omite.	Vacío
¿Con qué condición debe ejecutarse después de la conversación?	Vacío = después de cada conversación	Vacía

Con Lo redacta el asistente, el modelo de IA usa la conversación y el nombre de la acción, no lo que hay en Texto. Ese texto solo se envía si el modelo no devuelve ningún texto.

El remitente no se elige por acción. El SMS sale desde el primer número de tu empresa que admite SMS; consulta Conectar un número de teléfono. Si quieres que los clientes vean tu nombre en lugar de un número, activa Usar tu nombre como remitente en Ajustes → Números de teléfono, en Remitente de SMS. Un nombre de remitente tiene como máximo 11 caracteres (letras, números y espacios, con al menos una letra) y también funciona sin un número con SMS. Los clientes no pueden responder por SMS a un nombre. Los números de Estados Unidos y Canadá no muestran nombres: reciben el SMS de tu número con SMS, o ninguno si no lo tienes. Una empresa de Estados Unidos o Canadá no tiene esta opción.

Sé breve: un SMS se compone de segmentos de unos 160 caracteres, y debajo del campo Texto ves cuántos caracteres has usado. Un mensaje más largo se envía en varios segmentos y llega como un solo mensaje. Una vez rellenadas las variables, el mensaje se corta a los 1000 caracteres. Variables como {{summary}} pueden ser largas; úsalas en un SMS a un técnico, no en una confirmación a un cliente.

Ejemplo: una confirmación a quien llama con la promesa de devolverle la llamada:

Gracias por llamar a {{company.name}}. Te devolveremos la llamada hoy mismo al {{personNumber}}. Un saludo, {{assistant.name}}

Ejemplo: un aviso al técnico de guardia:

Urgencia recibida por {{assistant.name}}
Quien llama: {{personNumber}}
{{summary}}
Conversación: {{conversationLink}}

El SMS necesita un número adecuado

Si tu empresa no tiene ningún número que admita SMS ni un nombre de remitente, la acción de SMS se omite. El resultado se ve en la conversación, en la Bandeja: despliega Detalles técnicos y mira en Qué hicieron las acciones. Una acción fallida aparece en rojo y una omitida en verde, con el motivo al lado. Si no hay ningún número que pueda recibir un SMS (no hay número del cliente, o la Lista de destinatarios está vacía con Fijos), no se envía nada y aparece skipped: no number that can receive texts. Compra un número con Voz y SMS, o comprueba en Ajustes → Números de teléfono que la columna Funciones muestra SMS.

Las acciones de SMS envían como máximo 60 SMS por hora por cuenta. Por encima, la acción se omite y Qué hicieron las acciones indica que se alcanzó el límite de SMS de esa hora.

El editor de correo

Los correos se editan en un panel lateral que se abre al hacer clic en una acción de la lista, o al elegir Correo en Añadir nuevo. Lo tienes todo en un solo sitio:

• Lista de destinatarios con etiquetas: escribe una dirección y confírmala con Intro, o pega varias separadas por comas. Las direcciones no válidas se marcan en lugar de descartarse sin avisar. Mientras haya una dirección no válida, la acción no se guarda y no puedes enviar una prueba.
• Destinatarios: Fijos o Los elige el asistente, en cuyo caso el asistente elige una de tus direcciones según la conversación.
• Contenido: Plantilla (tu propio texto) o Lo redacta el asistente. Si la plantilla está vacía, el campo muestra como ejemplo un texto ya preparado en inglés, y Insertar la plantilla de resumen estándar lo coloca en el campo para que puedas traducirlo.
• Barra de formato en el contenido, para negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas y enlaces. El correo se envía como HTML, con una versión en texto sin formato para los programas que la prefieren. Los números de teléfono del mensaje se convierten en enlaces para llamar.
• Añadir variable inserta una {{variable}} donde está el cursor, también en el asunto: variables integradas como {{personNumber}}, {{summary}} y {{conversationLink}}, además de las variables propias de esta acción en Variables personalizadas que extraer. Vista previa muestra el formato con las variables resaltadas; todavía no se rellenan.
• Enviar correo de prueba envía el borrador actual, con datos de ejemplo, a la dirección de correo de tu cuenta, con [Test] delante del asunto. No se envía nada a los destinatarios configurados y no hace falta guardar antes; eso sí, la acción debe tener nombre. Con Lo redacta el asistente, el modelo de IA no escribe nada en la prueba: ves el texto del campo Instrucciones para el asistente.

El mismo panel existe para SMS, sin Asunto, barra de formato, Regla de destinatario, plantilla estándar, Nombre del remitente ni Añadir la transcripción al final del correo, y con el destinatario adicional El cliente. Enviar SMS de prueba envía el texto con [Test] delante al teléfono de tu cuenta (Mi cuenta → Perfil) o, si no lo hay, al Teléfono de avisos de la empresa. Tu empresa necesita un número para ello. Puedes enviar 10 SMS de prueba por hora.

Ejemplos

Correo a la oficina después de cada llamada

• Momento: Después de la conversación, tipo Correo
• Destinatarios: Fijos, oficina@ejemplo.com
• Asunto: Llamada {{outcome}} – {{contact.name}} {{personNumber}}
• Contenido: la plantilla de arriba, con Añadir la transcripción al final del correo activado
• Condición: vacía

SMS al técnico de guardia en caso de urgencia

• Momento: Después de la conversación, tipo SMS
• Destinatarios: Fijos, el número del teléfono de guardia
• Variable personalizada: urgencia, tipo string, descripción «Lo urgente que es la avería: baja, normal o alta. Alta si hay una fuga, si no hay agua caliente en invierno o si huele a gas».
• Condición: «Solo si quien llama ha dejado una solicitud de devolución de llamada y la urgencia es alta»
• Contenido: la plantilla de urgencia de arriba, más la línea Urgencia: {{urgencia}}

SMS con enlace de reserva a quien llama

• Momento: Después de la conversación, tipo SMS
• Destinatarios: El cliente
• Condición: «Solo si quien llama quería reservar una cita pero no se ha reservado ninguna»
• Contenido:

Puedes elegir el momento que prefieras en https://<dashboard-domain>/es/book/<business-slug>/<service-slug>

Copia el enlace correcto de Enlace de reserva en el servicio, en Citas → Servicios. Cómo configurar la página de reservas se explica en Citas.

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